У статті йдеться про важливість удосконалення методів роботи прес-служб районних державних адміністрацій, містяться практичні рекомендації для покращення стосунків між органами влади та громадськістю. Наголошено, що ключем до ефективного зв’язку є дослідження думки, настроїв громадян та врахування сьогоднішньої ситуації.
The article tells about the importance of improving the working methods of the press service of regional state administrations are practical recommendations for improving relations between the authorities and the public. Emphasized that the key to effective communication is to study the thoughts and moods of citizens and consideration of the current situation.
Більшість українських органів влади мають в своїй структурі спеціалізовані відділи, діяльність яких, так чи інакше, спрямована на взаємодію з засобами масової інформації. Протягом усього часу існування подібних відділів і практики, і теоретики зв’язків з громадськістю намагаються визначити специфіку їх діяльності, виявити найбільш спільні цілі і завдання їх роботи. Не дивлячись на це, єдиного підходу до визначення функцій і моделей структури таких відділів немає, що породжує проблемну ситуацію і необхідність її вивчення.
Аналіз останніх досліджень та публікація. Проблема діяльності прес-служб в органах державної влади та управління висвітлена такими науковцями: Г. Атаманчук «Теорія державного управління», О. Русаков «Зв’язки з громадськістю в органах державної влади», І. Синяева «Паблік рілейшнз в комерційній діяльності», А.Чумиков і М. Бочаров «Зв’язки з громадськістю: теорія і практика» та інші.
Метою статті є теоретичне обгрунтування основних шляхів підвищення ефективності діяльності прес-служб в органах державної влади та управління.
Виклад основного матеріалу дослідження. Достовірна і своєчасна інформація є головною умовою ефективної роботи кожної організації. Інформаційний центр – прес-служба, забезпечуючи вироблення планів, узгодженість дій і досягнення цілей, займає головне місце в будь-якій установі. Прес-служби повинні мати добре налагоджені стосунки з засобами масової інформації, володіти необхідними технічними можливостями. Базовими є методи і форми роботи прес-служби з відповідними каналами поширення інформації, оскільки використовуються при зв’язку організації з громадськістю.
Прес-служби, незалежно від того, чи вони організаційно самостійні чи включені в загальну структуру служби зв’язків з громадськістю, повинні не тільки задовольняти громадську думку до діяльності тієї чи іншої установи, але і допомагати цій установі отримувати вичерпні дані з відкритих джерел і проводити особисту інформаційну політику [5, с. 125].
Аналіз роботи прес-служб кількох районних державних адміністрацій за період з січня по квітень 2013 року показав, що спеціалістами цих відділів велась проводилась активна робота з інформування громадськості про діяльність органів державної влади та управління. Це необхідна і обов’язкова складова діяльності кожної організації. Але цього недостатньо. Крім інформування потрібне систематичне врахування громадської думки, аналіз і регулярний зв’язок населення з органами влади.
Для виконання всіх функцій, простого донесення інформації прес-службами недостатньо. Потрібно створити програму заходів для побудови ефективної взаємодії між районними державними адміністраціями та жителями цих районів. На основі аналізу публікацій дослідників і можливостей прес-служб органів влади було розроблено програму, яка складається з кількох етапів, але потрібно відмітити, що реалізація їх не являється поетапною, а може бути представлена системою заходів, які здійснюються паралельно. Наприклад, в один і той же період часу можна застосовувати два етапи проекту – створення інформаційного бюлетеня і зміна, додавання розділів на офіційних сайтах. Але на кожному етапі застосування програми необхідний регулярний контроль за правильністю реалізації, розрахунок очікуваних результатів, показників і порівняння їх з раніше запланованими.
Програма налагодження ефективної взаємодії райдержадміністрацій з громадськістю:
– проведення масштабного соціологічного опитування рівня інформованості населення про діяльність органів влади та управління;
– створення інформаційного бюлетеня райдержадміністрації;
– внесення змін в структуру сайту адміністрації;
– проведення ряду заходів, створення блоків проектів для зміни іміджу органу влади, створення корпоративного духу жителів району, відчуття включеності до районного самоуправління.
Першим кроком, повинно стати проведення масштабного соціологічного опитування рівня інформованості жителів районів про діяльність місцевих органів влади. Опитування респондентів повинно бути проведене по цілому спектрі запитань: починаючи від рівня інформованості жителів про діяльність місцевих органів влади, вивчення відношення жителів до органів влади, аналіз роботи засобів масової інформації. Дослідження повинні проводитися регулярно, систематично – це основа ефективної діяльності прес-центрів [5, с. 42].
Створення проекту і видання бюлетеня – це третій етап програми. На сторінках бюлетеня жителі районів зможуть ознайомитися з інформацією, яка стосується змін в законодавстві, в таких сферах життєдіяльності району, як житлово-комунальне господарство, містобудування, земельні питання та робота адміністрацій. Голови адміністрацій, керівники відділів і депутати зможуть відповідати на запитання жителів, коментувати основні події і прийняті рішення.
Крім цього в бюлетенях велику увагу потрібно приділяти зворотному зв’язку з громадськістю. Як один із варіантів пропонуємо в адміністраціях встановити скриньки з написами «Питання для голови». Досвід встановлення таких скриньок є в декількох організаціях, таким чином людям вже знайома і зрозуміла функція таких скриньок, і жителі районів зможуть вносити свої пропозиції і побажання головам адміністрацій, задавати запитання, відповіді на які отримуватимуть на сторінках бюлетенів. Таким чином у населення будь-якого району крім існуючих газет з’явиться ще одне достовірне джерело інформації.
На сторінках інформаційно-аналітичних бюлетенів повинні бути опубліковані різноманітні матеріали, які присвячені тим чи іншим проблемам реалізації місцевого управління, відгуки з районів, інтерв’ю голів, коментарі експертів та інше.
Голови представницьких органів повинні бути активними і постійними авторами видань. Якщо представницькі органи не будуть приймати участі у їх формуванні, то вони будуть не тільки не цікавими для жителів, але перш за все втратять своє значення. Потрібно щоб керівники й інші посадові особи органів влади самі ставили проблеми і пропонували шляхи їх вирішення, або ставили питання для обговорення жителів на сторінках інформаційних бюлетенів. Бюлетені стануть площею, яка дозволить авторам виражати свої думки і пропонувати варіанти рішень, вона не тільки буде інформувати населення районів, але і дасть можливість дискутувати, пропонувати варіанти рішень. Бюлетені дадуть можливість проводити регулярні опитування жителів, виявлять проблеми в першу чергу ті, які цікавлять населення, буде постійний облік і оцінка громадської думки.
Так як на початковому етапі реформування місцевого самоуправління ще не достатньо власних засобів, не знайдені власні джерела отримання фінансових і матеріальних засобів, і на організацію і видання бюлетенів, пропонуємо організувати установку стендів відділами зі зв’язків з громадськістю. Вони будуть виконувати роль інформатора про діяльність районних органів влади, а з часом можна буде налагодити видавництво інформаційних бюлетенів.
Перед початком установки стендів потрібно провести аналіз і виявити місця «масового скупчення громадян». При цьому повинні враховуватися фактори, які впливають на збереження стендів і можливість населення їх прочитати. Наприклад: соціальні центри (пенсійний фонд, центр соціального захисту), медичні заклади, фінансові установи та інші. На цих інформаційних стендах один раз в два тижні розміщувати матеріали, які стосуються життя району, проведення конкурсів, постанов, привітань з важливими датами, повідомлень про громадські слухання, ініціативи органів влади.
В прес-службах за одним із працівників необхідно закріпити функції з підготовки матеріалів і їх розміщення. З технічної точки зору на стенді повинні бути розміщені прозорі пластикові конверти середнього формату, куди поміщуються тексти.
Наступним етапом програми, є внесення змін в структуру сайтів районних державних адміністрацій. Перетворення сайтів, відкритість керівників відділів, постійний контакт з відвідувачами сайтів – все це дозволить встановити довіру, діалогове відношення жителів до місцевих органів влади.
Популярність і відомість сайтів можуть принести різноманітні конкурси. Наприклад проведення і участь у конкурсі «Найкращі сайти органів державної влади та управління».
Основним етапом удосконалення сайтів стане створення «Інтерактивної приймальні». Таким чином – відвідувачі сайтів зможуть задати питання головам, керівникам відділів, депутатам. Жителі районів зможуть оперативно отримати компетентну відповідь на свої запитання. Вирішується проблема довгого очікування своєї черги на прийом до керівництва, тим більше що для багатьох перше питання «до кого звернутися за допомогою?». В інтерактивній приймальні, в залежності від тематики проблеми, запитання будуть автоматично передані тому хто комплексно зможе відповісти на нього. На головних сторінках сайтів також повинен бути створений розділ для опитувань користувачів сайтів. Результати опитувань повинні бути доступними для всього населення. Необхідно створити умови для активного обговорення результатів відповідей відвідувачів. Тоді оперативно, систематично можна буде враховувати громадську думку населення. На сайтах потрібно вказати адреси розробників сайтів для внесення пропозицій, зауважень, які зможуть надати користувачі.
Головний акцент програми – взаємозалежність кожного етапу. Так концепція інформаційної роботи з населенням повинна включати в себе взаємну підтримку інформаційних бюлетенів і сайтів. На сайтах будуть регулярно розміщуватися всі опубліковані матеріали бюлетенів, повідомлятимуться терміни виходу чергового номеру. В газетах постійно розміщуватимуться адреси офіційних сайтів, на яких жителі районів змогли б отримувати додаткову інформацію і ставити запитання.
Крім того, для інформування населення про діючі сайти будуть задіяні стенди, всі засоби масової інформації. Необхідно зрозуміло пояснити населенню про нові можливості інтернет-приймальні, розказати про місця де безкоштовно роздаються інформаційні бюлетені, а якщо цікавість населення буде до них зростати, то можна розсилати їх поштовими скриньками. Але поки що розсилка бюлетенів для адміністрацій є, на жаль, великою розкішшю, дуже дорогий метод взаємодії з громадянами.
Наступний етап – планування і реалізація деяких проектів. Умовно розділимо їх на дві групи. Перша – заходи орієнтовані на державних службовців. Такі проекти повинні зміцнювати корпоративний дух працівників, об’єднувати колектив. А також змінити відношення до клієнтів які користуються їхніми послугами. Друга група – проекти по роботі з засобами масової інформації і налагодженню зв’язків з населенням районів. Перш за все потрібно започаткувати традицію проведення прес-конференцій представників влади і преси.
Висновки. За допомогою реалізації етапів програми підвищення ефективності взаємодії громадськості з органами державної влади та управління можна налагодити регулярне інформування жителів про роботу вищезгаданих органів, зворотній зв’язок з населенням і суспільними організаціями, підвищити рівень довіри населення до органів влади і покращити їх імідж. Результатом реалізації всіх етапів запропонованої програми стане вироблення різноманітних рішень у вигляді планів і комплексних програм розвитку районів в цілому за участі громадськості. Органи влади набагато в більшій мірі, ніж інші сфери, потребують організованої і налагодженої роботи прес-служб, так як не інформування населення не може сприяти процвітанню демократії.
Список використаних джерел та літератури
- Азарова, Л. В. Связи с общественностью в некоммерческих организациях [Текст]: учеб. пособ. / Л. В. Азарова Н. В. Гусева, А. К. Иванова. – СПб.: из-во СПбГЕТу «ЛЕТИ», 2003. – 273 с.
- Аронсон, Э. Эпоха пропаганды: Механизмы убеждения [Текст] / Э. Аронсон, Э. Пратканис. – СПб.: Прайм-еврознак, 2001. – 384 с.
- Василенко, І. Зв’язок з громадськістю в державних і місцевих органах влади: навчальний посібник [Текст] / І. Василенко. – М.: Міжнародні відносини, 2006. – 445с.
- Вилер, К. Организация системы коммуникаций в органах местного самоуправления [Текст] / К. Вилер / перевод с англ. – Обнинск : Институт муниципального управления. – 2002. – 36 с.
- Ворошилов, В. В. Сучасна прес-служба [Текст]: навч. посіб. / В. В. Ворошилов. – М: Сирин, 2009. – 281 с.
- Дюк, А. Технологии работы с общественным мнением на уровне местного самоуправления [Текст] / А. Дюк. – М.: «Дело» – 2003. – 251 с.