Проаналізовано особливості документального забезпечення діяльності в міський раді та види інформації, що міститься в документах. Обґрунтовано заходи покращення організації діловодства в міський раді.
The features of the documentary support of the district administrations and the types of information that in the documents in сity сouncil. The measures to improve the organization of records management in сity сouncil are based.
В управлінському процесі керівники постійно стикаються з інформацією як необхідним засобом розробки управлінських рішень та їх реалізації. Продуктивність і якість роботи керівників багато в чому залежить від належного інформування, тобто своєчасного отримання і опрацювання потрібної інформації. Необхідно усвідомлювати всю складність сучасних процесів, які протікають та відбуваються в діяльності міських рад під впливом значного зростання значення інформації в сучасних управлінських процесах. Підвищення ефективності та вдосконалення роботи органів місцевого самоврядування є одним з актуальних завдань, що потребує дослідження та науково обґрунтованих підходів.
Аналіз останніх досліджень та публікацій. Такі науковці як В.І Луговий та І.Ф. Надольний вивчали такі галузі як: теорія та історія державного управління, вілософія державного управління, організація і управління в державних установах, регіональне управління, галузеве управління, місцеве самоврядування. Зокрема такий вчений як А.Г. Мордвинов написав статтю на тему: “Організаційно-інформаційне забезпечення управлінської діяльності райдержадміністрацій в Україні.” У сучасних дослідженнях увага зосереджується на питаннях ролі та сенсу інформаційних ресурсів в управлінському процесі, впливу інформації на всю систему.
Метою статті є вичення організації роботи міської ради в плані документного забезпечення діяльності цього органу.
Виклад основного матеріалу. Діловодство міських рад є дуже важливою ланкою в галузі “Органи виконавчої влади”. Однією з основних вимог до організації управлінської діяльності є забезпечення високої вірогідності відомостей. Без правдивої інформації про об’єкт управління неможливо організувати його роботу, використовувати досконаліші методи управління. Інформаційне забезпечення організації управління соціальними системами є однією з функцій створення умов для ефективного здійснення управлінської діяльності на всіх її рівнях: від окремої посадової особи до вищих органів державної влади. Дуже важливим елементом системи є своєчасне надходження інформації. Від цього залежить якість управлінських рішень. На основі ж неповної інформації можуть прийматися лише наближені, значною мірою інтуїтивні рішення [1, с. 26]. Таким чином, від якісної та своєчасної інформації залежать і точність оцінки оперативної обстановки, і правильність управлінських рішень, і спрямованість планування, і чіткість постановки завдань виконавцям.
В соціально-економічних системах, обсяги інформації, яка використовується в процесах управління регулярно збільшуються. Ця інформація збирається та обробляється за допомогою технічних засобів. Базою на якій грунтується управлінська діяльність, є інформаційне забезпечення. Під інформаційним забезпеченням управління розуміють організацію цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління [3, с. 9]. Інформація тут розглядається як певна сукупність даних та відомостей. Ці відомості згруповані, систематизовані, класифіковані і відіграють надзвичайно важливу роль в управлінні.
Всі органи державної влади в процесі своєї діяльності мають справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням та ін. У документах відображається їх різнобічна управлінська діяльність. Основною з формою роботи з документами є діловодство. Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [2, с. 344].
Діловодство має особливе значення у здійсненні контролю за виконанням управлінських рішень. В управлінському процесі передбачено отримання інформації, її обробка та прийняття управлінськіх рішень,які фіксуються на документах. Кожен документ є елементом системи вищого рівня.
Оскільки централізована форма роботи з документами забезпечує повний цикл обробки документів в одному підрозділі, то саме централізована форма роботи з документами є найефективнішою і найчастіше застосовується в таких установах як міські ради. Це дає можливість раціональніше використовувати комп’ютерну техніку та забезпечує кращу збереженість документів. При централізованій формі організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, оскільки документообіг зазвичай є незначний за обсягом. Однак, при цьому діловодна служба повинна бути повноцінною, та забезпеченою сучасним технічним обладнанням з достатньою кількістю кваліфікованого персоналу. В установах, які мають складну структуру або структурні підрозділи територіально роз’єднані, централізована форма рідко застосовується.
Головним нормативно-методичним документом, який регламентує єдиний порядок складання документів, оформлення і робота з документами, є індивідуальна інструкція з документознавства. Всі особливості організації діловодства конкретної установи повинна відображати індивідуальна інструкція з діловодства, а також можна спиратись на загальнодержавні нормативи. Інструкція повинна бути в кожному структурному підрозділі організації [5, с. 16]. Таким чином, інструкція з діловодства повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.
В установі організація роботи з документами забезпечується діловодною службою. Відповідальність за загальни стан роботи з документацією несе на керівник органу.
Головними завданнями документаційного забезпечення управління є: фільтрація інформаційних потоків до оптимальної кількості та забезпечення спрощення процесів: збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.
Таким чином, для будь-якої організації життєво важливим є постійне удосконалення документного забезпечення управління і це впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому у міських радах потрібно вводити системи електронного документообігу (СЕД), вони скорочують час обробки вхідної та вихідної документації.
Система документообігу – це так звана “кровоносна система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує механізм управління. Головним правилом документообігу є те, що документи повинні проходити найкоротший шлях без повернень та переміщень. Для виконання цього важливо продумати для всіх документо-потоків найбільш оптимальну технологію обробки, також послідовність певних операцій які виконуються. На допомогу в цій ситуації прийдуть схеми документообігу, маршрутні і технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ.
Основними заходами, які повинні покращити організацію діловодства у міській раді є:
– запровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп’ютерної переробки документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв’язків між структурними підрозділами.
– впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»[5].
Робота з базами даних внутрішньої інформації надасть змогу виявляти можливості і проблематику установи чи організації, а також розробити програми та оцінювати якість діяльності.
В кожній установі існує служба яка відповідає за рух документів, а також здійснює контроль за їх виконанням цю службу називають канцелярія. Всі підрозділи структури повинні подавати інформацію до канцелярії. Але не повинна замикатися на відповідальних виконавцях інформаційна система ведення в організації електронного документообігу, тобто система автоматизації документообігу мусить включати в себе не тільки канцелярію, але й інші структурні підрозділи організації. Усі документи, які надходять в організацію через канцелярію, майже завжди, пов’язані тими документами на які посилаються. Найбільш типовими документами прийнято вважати вхідні документи, які практично завжди породжють відповідні їм вихідні документи. Внутрішні документи можуть бути без зв’язків а також значна частина вхідних. Причому вхідний документ може мати зв’язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.
В теперішній час загострилась потреба в освоєнні технологій, які відкриють доступ до інформації користувачам. Сьогодні для більшості державних організацій і приватних установ у країні характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незвертаючи увагу на те, що саме діловодство, чітко і досконало організовано, визначає документне забезпечення управління організацією і може підвищити ефективність її діяльності.
Документування управлінської інформації та організація роботи зі службовими документами є одними із основних складових діяльності органів місцевого самоврядування. Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність органів місцевого самоврядування має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства.
Інформаційне забезпечення є саме тою базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформаційна система, що характеризує внутрішній стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішнє середовище, а також є моделлю цього об’єкта – це система автоматизованого збирання й обробки інформації. Вона є основою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення організації [6, с. 23].
Збільшення обсягів інформації, потрібної для прийняття рішень, призводить до різкого зростання кількості документації. В таких випадках на допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), вони дозволяють створити та опрацювати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль над рухом документації в організації. Голофною функцією системи СЕД є створення документів, управління доступом і перетворення інформації.
Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Органу місцевої влади – міській раді, потрібно найшвидше застосовувати в організації документного забезпечення саме комп’ютерні технології. Адже саме комп’ютеризація надає можливість для швидкого отримання, обробки документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп’ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому потрібно організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість для постійного доступу до електронної програми
Висновки. У сучасному суспільстві з стрімким розвитком технологій зростаю і потреба у швидкому пошуку інформації, а це буде можливим лише при зміні уявлень про рироду документа, як носія інформації. Електронний документообіг якраз і є тим інструментом, що може забезпечити потреби сьогодення в швидкому інформаційному обміні. Перевагою електронного документообігу над традиційним є вагомою, адже, основною проблемою теперішніх технологій управління документообігом є неможливість для централізованого відслідковування руху документів організації в реальному масштабі часу. Поступово, але впевнено документообіг мусить перенестися з паперових на електронні носії, це є необхідною умовою для запровадження засобів автоматизації.
Список використаних джерел та літератури
- Інформаційні системи та технології в економіці / [за ред. В.С. Пономаренка]. – К. : Академія, 2002. – 544 с.
- Малиновський В. Державне управління [Текст] / В. Малиновський. – К., 2003. – 567 с.
- Матвієнко О. В. Основи інформаційного менеджменту [Текст] / О.В. Матвієнко – К., 2004. – 127 с.
- “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” [Текст]. Постанова КМУ від 28 жовт. 2004 р. № 1453.
- Сельченкова, С. Инструкция по делопроизводству: требования к составлению [Текст] / С. Сельченкова // Секретар-референт. – 2004. – № 7. – 486 с.
- Твердохліб, М.Г. Інформаційне забезпечення менеджменту [Текст] / М.Г. Твердохліб. – К., 2000. – 208с.