Мерчук Софія Сергіївна
студентка 4-го курсу
спеціальність 051 «Економічна кібернетика»

 Науковий керівник:
 Новоселецький Олександр Миколайович
кандидат економічних наук,
доцент кафедри економіко-математичного моделювання
та інформаційних технологій

Стаття актуалізує питання обліку робочого часу працівників на підприємстві та висвітлює основні положення у Господарському кодексі та Кодексі законів про працю України. Облік робочого часу працівників є важливою складовою обліку підприємства, він повинен вестися відповідно до чинного законодавства та потребує автоматизації. Робота містить огляд основних положень кодексів, а саме заповнення даних про робочий час, відстеження неявок працівників, а також платформ для введення автоматичного табеля робочого часу Bitcop та Monitask.

Ключові слова: Табель робочого часу, Господарський кодекс України, робочий час, години праці, робоче місце, Кодекс законів про працю України, Bitcop, Monitask.

The article actualizes the issue of accounting for working hours of employees at the enterprise and highlights the main provisions of the Commercial Code and the Labor Code of Ukraine. Accounting of employees’ working time is an important component of enterprise accounting, it must be conducted in accordance with applicable law and requires automation. The paper provides an overview of the main provisions of the codes, namely filling in data on working hours, tracking employee absences, as well as platforms for entering the automatic timesheet Bitcop and Monitask.

Keywords: Table of working hours, Economic Code of Ukraine, working hours, working hours, workplace, Code of Labor Laws of Ukraine, Bitcop, Monitask.

Постановка проблеми.  Контроль за своєчасним виходом на роботу з урахуванням робочого та вільного від роботи часу відіграє важливу роль у зміцненні трудової дисципліни та підвищенні продуктивності праці. На всіх підприємствах, в організаціях та установах фіксується фактичне використання робочого часу працівників незалежно від форм власності та виду роботи. За допомогою табелю роботодавець веде облік робочих днів / годин. Він включає вихідні та святкові дні, дні тимчасової непрацездатності, а також щорічну відпустку. Інформація про робочий час у табелі використовується при розрахунку заробітної плати за певний період та для контролю за дотриманням встановленого режиму роботи на підприємстві. Однак підготовка та заповнення табелю робочого часу в організаціях є проблемою для багатьох працівників, і проблема вимагає детального пояснення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Особливості табелю як форми обліку робочого часу досліджували такі вчені, як Горіна Г.[1], Панич О.[1], Шостаківська Н. М.[10], Ратинський В. В.[10] Нюанси заповнення табелю робочого часу описані в Господарському кодексі, Кодексі законів про працю в Україні [2]. Проте виникає необхідність систематизації правил заповнення табелю робочого часу, а також розглянути можливість застосування автоматизованих систем формування табелів обліку робочого часу.

Метою статті є проведення детального опису системи підготовки та заповнення табелю робочого часу в організації. Зокрема, завданнями є огляд нормативно-правової документації щодо заповнення табелю робочого часу; визначення умовних позначень та кодів, що використовуються в табелі робочого часу; проведення аналізу програмного забезпечення, яке дозволяє автоматизувати процес заповнення табелю робочого часу.

Виклад основного матеріалу. Відповідно до частини 2 статті 45 Конституції України,  «працівникам гарантується законодавче регулювання тривалості робочого часу, тобто, встановлення максимальної тривалості робочого часу, мінімальної тривалості відпочинку та оплачуваної щорічної відпустки, а також вихідні та святкові дні» [5].

Робочий час – це час, «протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов’язки. Відповідно до трудового законодавства в робочий час можуть включатися інші періоди часу» [4].

Як зазначає Г. Горіна, «типові форми первинного обліку, затверджені наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці», використовуються з метою обліку використання робочого часу усіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час та інших показників, необхідних для складання форм державних статистичних спостережень з праці» [1, с. 37].

Згідно з абзацом першим частини 8 статті 19 Господарського кодексу України,  «всі суб’єкти господарювання, відокремлені підрозділи юридичних осіб, виділені на окремий баланс, зобов’язані вести первинний (оперативний) облік результатів роботи, складати та подавати відповідно до вимог закону статистичну інформацію» [2]. Зокрема, типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» надається як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. Як зазначає Горіна Г., «на практиці табель використовується також для інших цілей, тому підприємство при необхідності має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов’язковим для респондентів є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці» [1, с. 37].

Відповідно до пункту 1.6 Інструкції № 286, «форми державних статистичних спостережень на підприємствах заповнюють на основі типових форм первинної облікової документації» [7].

До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належить в першу чергу табель.

Наприклад, підставою для складання звіту за формою № 1-ПВ (квартальна), затвердженого наказом Державної служби статистики України від 7 серпня 2013 року № 239, є «первинні облікові документи, зокрема, Табель (п. 1.4 Інструкції щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 1-ПВ (квартальна) «Звіт з праці» від 26 жовтня 2009 року № 404)» [6].

Табель ведеться на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Вносити до табелю новоприйнятих працівників і виключати з нього звільнених потрібно лише на підставі первинних документів з обліку руху персоналу установи.

Типова форма № П-5 складається з двох частин. Як зазначає Шостаківська Н. М., «перша частина – табель обліку використання робочого часу. У ньому наведено умовні позначення елементів робочого часу з певними літерними і цифровими кодами. Друга частина – табель обліку робочого часу, в якому кожному працівнику відводиться рядок, розділений на дві частини. В верхню щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу; в нижній частині умовними позначеннями (кодами) вказуються характеристики відпрацьованих годин (понаднормові, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) і причини неявок на роботу – види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день та інше» [10, с. 156]. Наведемо такі приклади:

• нічні години роботи – РН;
• години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) – РС;
• основна щорічна відпустка – В;
• простої – П;
• масові невиходи на роботу (страйки) – С;
• тимчасова непрацездатність – ТН тощо.

Якщо працівника направлено у відрядження, в табелі за ці дні не вказують кількість відпрацьованих годин, а проставляють відповідний код – ВД. Оплачується виконана робота під час відрядження відповідно до частини третьої ст. 121 КЗпП [4].

Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовки) та обліку кадрів на підприємстві покладена на роботодавця, який здійснює керівництво підприємством (абзац четвертий Міжгалузевих нормативів № 341).

Облік робочого часу водіїв здійснюється на підставі табеля обліку використання робочого часу, дорожніх листів тощо. Як зазначається, «автобуси, які використовуються для нерегулярних і регулярних спеціальних пасажирських перевезень на міжміських автобусних маршрутах протяжністю понад 500 км, вантажні автомобілі масою понад 3,5 т повинні бути обладнані тахографами. Якщо ж такі не встановлені, водій веде Індивідуальну контрольну книжку» [7].

Табель відкривається 1-го числа щомісяця та подається до бухгалтерії двічі на місяць:

• для того, щоб скоригувати суми виплат за перше півріччя місяця (аванс);
• для розрахунку заробітної плати за місяць.

Для уникнення кредиторської заборгованості відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 1 травня 1995 року № 108/95-ВР датами для виплат заробітної плати є: із 18 по 20 число кожного місяця (заробітна плата за першу половину місяця – аванс); із 5 по 7 число наступного місяця (заробітна плата за другу половину місяця) [3].

Рекомендується створити табель за два-три дні до початку розрахункового періоду для своєчасного обчислення та виплати заробітної плати. Звіт включає всі категорії постійних, сезонних та тимчасових працівників, а також студентів, найнятих під час оплачуваної практики або відпусток. Включення в табель прийнятих робітників та реєстрація звільнених працівників здійснюється на підставі первинних документів про реєстрацію руху персоналу (наказ про прийняття / звільнення), що містять дві частини обліку.

Включення даних у табель здійснюється на підставі первинних документів, що надходять у відділ кадрів підприємства та підтвердження інформації, відображеної в табелі. В КЗпП зазначається, що «до таких вихідних документів належать накази, листки непрацездатності, пояснювальні записки, довідники та інші документи. Іноді працівник не приходить на роботу з невідомих причин. У таких випадках графа «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» залишатиметься порожньою доти, доки не з’ясується причина, а документ не надійде і не підтвердить цей факт. Однак якщо причина відсутності працівника до подання в бухгалтерію все ще невідома, в рядку «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» вказується код надзвичайної ситуації (прогули з невідомих причин). Однак наприкінці місяця первинний документ, що підтверджує причину відсутності працівника, повинен бути перевиданий та записаний відповідний код (ТН – оплачувана тимчасова непрацездатність або НН – неоплачувана тимчасова непрацездатність)» [4]. У випадках відсутності з причин, дозволених законом (наприклад, відрядження чи громадські роботи), вихідні дні включаються до загальної кількості робочих днів і не враховуються окремо.

Повинні бути вагомі причини для введення того чи іншого коду. Тимчасова втрата працездатності може бути зазначена у звіті лише за умови, коли стає ясно, що працівник має довідку про тимчасову втрату працездатності. Довідки про тимчасову непрацездатність необхідно приносити до відділу кадрів того самого робочого дня, виданого працівником, коли вони з’являються на робочому місці. Також необхідно подати виправний звіт про зниклого працівника з ознаками тимчасової непрацездатності за попередній місяць. Якщо відсутні документи, що підтверджують відсутність працівника, можна лише зазначити у звіті, що працівник не прийшов на роботу з невідомих причин.

На основі ст. 108 КЗпП України, «нічна праця оплачується у збільшеному розмірі, встановленому загальними, галузевими (регіональними) договорами та колективними договорами, але не менше 20 відсотків тарифної ставки (заробітної плати) за кожну годину нічної роботи. Тривалість нічної роботи дорівнює тривалості денної роботи у виробничих умовах, тобто на безперервному виробництві, а також у випадках, коли потрібно працювати одну денну зміну протягом шестиденного робочого тижня з одним вихідним днем» [4].

Якщо згідно з графіком зміни працівники ремонтної станції або служби охорони працюють цілодобово (24 год.), «слід відобразити цю кількість годин, що були відпрацьовані в робочі дні. Наприклад, робочий час за цілодобовим графіком змін починається 8 квітня о 20:00. Таким чином, працівнику треба записати в табелі 8 квітня – 16 годин, з них 3 години він працював вночі (нічний час у табелі позначений кодом «РН» або «04»), 9 квітня – 8 годин, у тому числі 5 годин робітник працював вночі» [4].

На основі ст. статті 66 КЗпП, «працівникам надається не більше 2 годин відпочинку та прийому їжі. Перерви не враховуються в робочий час. Перерва для відпочинку та прийому їжі слід надаватися через 4 години після початку роботи» [1, с. 36].

Зазвичай, у випадках хвороби працівника у табелі обліку робочого часу проставляється позначка «ТН» та числовий код «26». Таким чином, у табелі обліку використання робочого часу необхідно відмітити тимчасову непрацездатність працівника як за посадою «оператор поштового зв’язку», так і за посадою «прибиральник», за допомогою текстового коду «ТН». Також фахівці Держпраці відмітили, що дане роз’яснення не містить норм права, а носить рекомендаційний характер [11].

Для автоматизації обліку робочого часу використовують систему Bitcop, яка «дозволяє задати індивідуальні налаштування графіка роботи кожного співробітника. Програма фіксує час початку і закінчення роботи за комп’ютером, при цьому переробку, яка виникла, можна проаналізувати з точки зору її обґрунтованості (проконтролювати, що співробітник дійсно становив терміновий звіт понад виконання інших службових обов’язків протягом дня)» [9].

Також зазначається, що «із застосуванням Bitcop вирішується проблема переривання робочого часу. Система відстежує всі простої співробітника, суворо підраховуючи їх часові рамки. Таким чином, в табелі буде враховано тільки реальний фактично відпрацьований час. При цьому для співробітників, що працюють віддалено, можна задати тільки ті інтервали доби, в які повинен здійснюватися контроль. Весь інший час агент Bitcop не буде розцінювати як робочий, припиняючи моніторинг і ведення статистики. За підсумками місяця в програмі Bitcop буде сформований вбудований звіт по використанню робочого часу, який в точності відобразить кількість ефективного часу по кожному співробітнику. Згодом цю форму можна відвантажити в зручний формат (PDF або Excel), роздрукувати і підшити до паперового документообігу організації» [9].

Ще однією системою автоматизованої обробки робочого часу є Monitask. Як зазначається на офіційному веб-сайті програми, «немає необхідності вручну заповнювати табель обліку робочого часу і керувати ним – табель обліку робочого часу співробітників синхронізується в хмарному середовищі в режимі реального часу. Для отримання докладної інформації керівник заходить в панель управління Monitask. Там можна відстежувати активність співробітників, дізнатися скільки часу було витрачено на різні проекти, перегляд фотографій робочого столу, побачити, які програми запускалися під час роботи» [8].

На додаток до регламентованого робочого часу, «в табелі робочого часу вказується здійснення понаднормових робіт, винаходів та тривалість втраченого робочого часу через несправність обладнання відповідно до простійних листів, залишення робочий час з дозволу адміністрації. Інші види втрат та неефективні витрати на оплату праці зазвичай не враховуються в табелі» [10, с. 156]. Таким чином, на додаток до ручного заповнення табелю робочого часу важливим доповненням є використання автоматизованих систем, які дозволяють виміряти ефективність його використання та сам робочий процес, і відповідно до цього приймати рішення щодо працівників.

Висновки. Підготовка табеля робочого часу в організації регулюється такими нормативно-правовими актами, як Господарський кодекс, Кодекс законів про працю України, Накази Держкомстату та іншими документами. Щоб проставити той чи інший код в табелі, щодо причин відсутності працівника, повинні бути вагомі підстави. Якщо ж немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника на робочому місці, то можна відзначити в табелі тільки неявку з нез’ясованих причин. Розглянуте програмне забезпечення (програми Bitcop та Monitask) дозволяє автоматизувати облік робочого часу та сформувати табелі робочого часу працівників в різних форматах відповідно до первинних даних, які були отримані програмами в результаті спостереження.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Горіна Г., Панич О. Табель обліку використання робочого часу. Праця і Закон № 11 (167), 2013. С. 35-38.
2. Господарський кодекс України. Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2003, № 18, № 19-20, № 21-22, ст.144. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/436-15#Text
3. Зразок Положення про табельний облік використання робочого часу ТОВ «Світанок» від 12.04.2018 № 62. URL: https://k.isu.net.ua/sites/default/files/pdf/zrazok_polozhennya_pro_tabelniy_-3-50475.pdf
4. Кодекс законів про працю України. URL: https://i.factor.ua/ukr/law-40/
5. Конституція України. Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1996, № 30, ст. 141. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/254%D0%BA/96-%D0%B2%D1%80#Text
6. Наказ Державної служби статистики України № 239 «Про затвердження форм державних статистичних спостережень зі статистики праці» від 7 серпня 2013 року. URL: https://ips.ligazakon.net/document/FIN89382
7. Об организации учета рабочего времени на предприятии. HR Лига – Сообщество кадровиков и специалистов по управлению персоналом. URL: https://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1454
8. Офіційний веб-сайт програмного забезпечення Monitask. URL: https://www.monitask.com/ru
9. Табель учета рабочего времени как способ контроля сотрудников: способы, примеры, автоматизация. Bitcop. URL: https://bitcop.ru/monitoring/tabel-ucheta-rabochego-vremeni
10. Шостаківська Н. М., Ратинський В. В. Робочий час як об’єкт обліку і контролю. Науковий вісник Херсонського державного університету. Сер.: Економічні науки. 2016. Вип. 17(4). С. 155-157.
11. Як у табелі обліку робочого часу відобразити хворобу за двома посадами працівника? MeDoc. URL: https://medoc.ua/blog/jak-u-tabeli-obliku-robochogo-chasu-vidobraziti-hvorobu-za-dvoma-posadami-pracivnika