У статті розглянуто два шляхи удосконалення організації електронного архіву. Перший – методика організації електронного архіву друкованих видань. Другий – проект «Електронний архів друкованих видань Рівненщини».

This article describes two ways of improvement of the electronic archive. First – method of organization electronic archive of publications. The second – the project «Electronic archive of publications of Rivne».

Архівне зберігання документів є трудомістким і складним процесом. На сьогодні багато державних установ та органів влади здійснюють архівне зберігання документів як в паперовому, так і в електронному вигляді. Друковані засоби масової інформації, архівні установи та архіви не є виключенням із списку установ, організацій, де запроваджують нові інформаційні технології. Все частіше ці організації стикаються із проблемою збереження інформаційного масиву, що міститься в них. Значного поширення набуває збереження друкованих та аналогів друкованих видань в електронному вигляді редакціями газет, журналів, друкарнями, видавництвами тощо.

Актуальність вирішення завдання побудови електронного архіву друкованих видань зумовлена необхідністю розв’язання проблем постійного, тривалого зберігання електронних аналогів, що стрімко накопичуються при постійному вдосконаленні інформаційних технологій, а також необхідністю спрощення процедури доступу до них.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Збереження електронних документів в архівах, електронні архіви, друковані засоби масової інформації вивчали такі вітчизняні та закордонні науковці: Л. В. Жук, В.А. Кульчицька, А.Г. Лавренюк, П.М. Марченко, А.Г. Марчук, Л.О. Мутовкін та ін. В працях цих науковців міститься цікава й корисна інформація, з якої можна почерпнути теоретичну базу щодо друкованих засобів масової інформації, їхніх видів та підвидів.

Мета статті полягає у визначенні та обґрунтуванні основних шляхів удосконалення організації електронних архівів ЗМІ.

Виклад основного матеріалу дослідження. Використовуючи нові технології та технічні засоби, з метою збереження друкованих видань в Україні, слід організувати електронний архів цих видань. А тому доцільно буде запропонувати методику організації електронного архіву регіональних друкованих видань – процес формування, створення та перетворення регіональних друкованих видань в електронний вигляд, а також їхньої обробки та структурування з метою подальшого їхнього відтворення на електронних носіях інформації, збереження та забезпечення доступу до них. Мета методики – розвиток електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні і дослідницько-користувацької бази даних, в якій буде збиратися інформація опублікована, видана, створена регіональними друкованими засобами масової інформації, друкарнями, редакціями тощо.

Аби дійсно організувати єдиний електронний архів друкованих видань в Україні потрібно створити орган, який би цим займався. Зважаючи на «Програму інформатизації Центрального державного електронного архіву України» створення такої установи буде доцільним та підпорядковуватиметься Державній архівній службі України. Працівники органу мали б контролювати всі процеси створення, формування, редагування, функціонування цього архіву. Цей орган видавав би акти, які врегульовували організацію електронного архіву друкованих видань на всій території України. Зокрема, запровадив та оновлював рекомендації щодо створення, формування електронних архівів на місцях. В документах, виданих цим органом, прописувались би загальнообов’язкові норми, встановлювались єдиний формат, способи конвертування, оцифровування друкованих видань, вимоги до всіх процесів організації електронного архіву тощо. При цьому вимоги до формату мають забезпечувати: незмінність, довговічність, взаємодію, самодостатність.

Вибір формату електронних документів здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

• доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;
• довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується ЕД буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);
• точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);
• гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами) [2, с. 83].

Цим же органом або ж спільно з колективами організацій варто визначити структуру електронного архіву, обов’язкові та другорядні елементи. З метою збереження документальних масивів, що містяться не лише в архівах, а й створюються, видаються іншими організаціями, установами (редакціями, друкарнями і т.д.), треба виділити кошти із державного бюджету або ж знайти інвесторів (в гіршому випадку) для існування цього органу.

Електронний архів регіональних друкованих видань має задовольняти такі вимоги:

• робота користувача здійснюється через стандартні Інтернет-браузери;
• перегляд документів, навігація в сукупності документів, пошук потрібних документів є головними діями користувачів;
• висока ергономічність при роботі з документами та мінімізація об’єму інформації, що передається впродовж визначеного часу;
• система повинна бути багатомовною, тобто забезпечувати можливість роботи з архівом як українською, російською, так і англійською мовою;
• електронний архів повинен підтримувати систему коментарів та надавати до них доступ для користувачів.

Для того, щоб сформувати електронний архів регіональних друкованих засобів масової інформації, друкованих видань варто спершу перетворити друковану інформацію в електронну. При цьому, необхідно враховувати те, що електронний документ має бути тотожним друкованому, містити той самий обсяг інформації, тобто відтворювати відповідне друковане видання із збереженням тексту на сторінках, ілюстраціями, примітками тощо. Перш ніж оцифровувати видання не завадить перевірити його, вирівняти зігнуті аркуші, видалити всілякі сторонні предмети (якщо це певна підшивка – видалити нитки, скоби, шпильки тощо).

Для наповнення електронного архіву потрібно перетворити документи з матеріальних носіїв (паперу, фотопаперу тощо) у цифрову форму. Оцифрування найкраще зробити за допомогою високоякісного сканера. Це може бути: звичайне сканування; широкоформатне сканування; поточне (масове) сканування; сканування книг; сканування фотографій, фотоплівок, негативів, слайдів; сканування креслень та проектної документації [3].

Кожен вид сканування здійснюється на професійному обладнанні відповідного типу – книжкових, широкоформатних сканерів. Або ж можна сканувати документи на одному сканері, але завчасно обрати формат. Це дозволяє гарантувати високу якість електронних копій і збереження оригіналів. Сканування ветхих і цінних документів проводиться або безконтактним способом, або в міцній захисній плівці.

Документи, що переведені в електронний формат, весь час перебувають під рукою і постійно до них є доступ. Відповідно значно полегшується процес підбору та перегляду даних, обробка та обмін. Крім цього, документи знаходяться під контролем, завдяки чому скорочується можливість витоку інформації стороннім особам. Сканування даних дозволяє захистити документи від пошкоджень і втрат, в електронному вигляді документи можуть використовуватися необмежену кількість разів і будуть залишатися в первинному вигляді.

Після отримання аналога друкованого документа, цифрові документи редагують та структурують. Якщо в цифровому документі є зайві частини, то їх варто обрізати. Також, при необхідності, доцільно підвищити якість отриманого тексту або зображень. На цій стадії електроні версії редагуються на комп’ютері та заносяться до спільної бази даних. За умови, що документ потрібен буде в іншому форматі, його перевіряють та піддають конвертуванню.

Після того як документ відредаговано його зберігають. Для цього його називають, але не забувають про основні принципи найменування. Відповідно до методичних рекомендацій щодо найменування оцифрованих аркушів архівних документів, структура імені файлу складається з таких елементів:

• ідентифікатор країни походження;
• ідентифікатор архівної установи або фізичної особи;
• номер фонду;
• номер опису;
• номер справи;
• номер аркушу.

В імені файлу використовують тільки арабські цифри та знак «-» (дефіс), який відокремлює групи елементів імені файлу [4, с. 2-3].

Найменування документу дозволить зберегти його та завантажити в електронний архів регіональних друкованих видань, а також структурувати всю сукупність даних. Дотримання правил найменування архівних документів забезпечить швидкий пошук та доступ до них. Пошук можна здійснювати як і за назвою файлу або автором так і за контекстом, тобто ключовими словами, словосполученнями. Причому, не останню роль відіграє розширення файлу. А тому доцільним буде забезпечення визначених однакових форматів сканованих файлів для всіх установ та організацій.

Внаслідок того, що в Україні відсутні електронні архіви регіональних друкованих видань було розроблено проект організації електронного архіву Рівненської області, який називається «Електронний архів друкованих видань Рівненщини». Проект в основному спрямований на ефективну організацію, впровадження, функціонування електронних аналогів друкованих видань та вирішення завдань інформаційного суспільства, головною суттю якого є діяльність людей, яка безпосередньо пов’язана з отриманням, обробкою та створенням інформації.

Ідея організації електронного архіву друкованих видань Рівненщини мотивується такими чинниками як:

• забезпечення збереження друкованих видань;
• доступність;
• відстань, географічне розташування;
• стала система.

Актуальність проекту. У сучасному світі значно зростають вимоги щодо рівня інформатизації держави, інформаційно-комунікаційного та аналітичного забезпечення органів влади, місцевого самоврядування, засобів масової інформації тощо. Пристосовуючись до нових технологій все частіше люди віддають перевагу зверненням до документів, друкованих видань в електронному вигляді.

Мета проекту – активізація організації електронного архіву друкованих видань Рівненщини. Основними завданнями є:

• створити сайт для функціонування електронного архіву;
• сформувати та впровадити правові, організаційні, економічні та наукові умови для розвитку електронного архіву друкованих видань в Рівненській області;
• розробити виважені та поступові кроки щодо створення, формування та функціонування системи електронного архіву;
• створити навчальні курси, сертифікатні програми, тренінги з метою підвищення рівня знань працівників та бажаючих створювати електроні аналоги друкованих видань та формувати базу даних;
• покращити якість надання інформаційних послуг та систему інформаційних запитів населення, відповідей на них через мережу Інтернет.

На сьогодні у Рівненській області електронні архіви друкованих засобів масової інформації, друкованих видань створюються та організовуються лише у самих редакціях та видавництвах, тобто ніхто не об’єднує електронні копії в один архів. Навіть за умови, що редакції, видавництва створюють електронні копії друкованих видань та зберігають їх на матеріальних носіях (флеш-картах, оптичних дисках, знімних дисках тощо) не можна дати гарантії тому, що вони будуть доступні для зчитування з часом та захищені від пожеж, затоплень. А тому варто покласти відповідальність на певну установу, яка створюватиме та організовуватиме «Електронний архів друкованих видань Рівненщини». Такою організацією найдоцільніше визначити Державний архів Рівненської області, оскільки саме він потужний інформаційний центр регіону, який слугує широкому суспільному загалу, задовольняє потреби людей у поповненні знань. Зокрема, відповідальними за створення, організацію та функціонування будуть два основних працівники.

«Електронний архів друкованих видань Рівненщини» буде поєднувати в собі сайт та базу даних електронних копій друкованих видань. Сайт має бути багатомовним та дозволена функція коментування. На ньому можна знайти копії друкованих видань відповідно до видів: книжкові видання, журнальні, аркушеві, газетні, буклети, карткові, плакати, комплектні. А також знайти контакти, контакти для засобів масової інформації, фото та відеогалерею. Сайт вміщуватиме електронний каталог усіх електронних копій. Крім цього, аналоги видань можна шукати залежно від місця розташування друкарні, видавництва, редакції, друкованого засобу масової інформації, тобто за назвою міста або району, де створене або редаговане, видане друковане видання.

Очікувані результати. Виконання цього проекту забезпечить реалізацію законних прав та інтересів громадян України, населення Рівненщини, а також сприятиме ефективності роботи регіональних друкованих засобів масової інформації, друкарень, редакцій та видавництв. Реалізація дозволить досягнути таких результатів:

• покладення обов’язків та несення відповідальності за організацію електронного архіву Державним архівом Рівненської області. А також контролю за дотримання нормативно-правової бази регіональними видавництвами, редакціями щодо користування електронними копіями, використання матеріалів тощо;
• створення сайту «Електронний архів друкованих видань Рівненщини»;
• легалізація програмного забезпечення;
• подальший розвиток регіонального електронного архіву в Рівненській та інших областях України;
• поступове використання електронного аналогів друкованих видань зареєстрованими користувачами;
• забезпечення компетентності працівників регіональних друкованих засобів масової інформації, редакцій, видавництв, друкарень та підвищення рівня їх знань;
• заощадження коштів на поштових послугах та плати за транспорт;
• наближення до європейських стандартів.

Фінансове забезпечення. Фінансове забезпечення для реалізації проекту можна здійснювати в межах коштів, передбачених у обласному бюджеті, а також за рахунок інших джерел не заборонених законодавством. Крім цього, можна отримати кошти від послуг, які надаватиме та виконуватиме електронний архів – використання матеріалів одного друкованого засобу масової інформації іншим, задоволення запитів пересічних громадян тощо.

Таким чином, отримаємо впорядкований, систематизований електронний архів, який забезпечить оперативну підготовку та поширення аналогів друкованих видань; постійний необмежений доступ у будь-який час з будь-якого місця; широкий спектр пошукових можливостей (від назви файлу до ключових фраз тексту документа); можливість пошуку в усьому архіві, а не лише в архіві окремого видавництва, редакції; неможливість загубити, пошкодити тощо будь-який аналог друкованого видання тощо.

Висновки. Отже, можна зробити висновок, що електронна форма ведення архіву, порівняно з паперовою, має більше переваг, які насамперед пов’язані з економією часу при роботі з архівом та меншими витратами на його збереження, а тому вона є найбільш доцільною для застосування. Виконання та дотримання методики сприятиме розвитку електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні і дослідницько-користувацької бази даних, в якій буде збиратися інформація опублікована, видана, створена регіональними друкованими засобами масової інформації, друкарнями, редакціями тощо. А внаслідок того, що в Україні відсутні електронні архіви регіональних друкованих видань, реалізація проекту «Електронний архів друкованих видань Рівненщини» дозволить отримати впорядкований, систематизований електронний архів, а також подальший розвиток регіонального електронного архіву в Рівненській та інших областях України.

 Список використаних джерел та літератури

1. Архівне зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів в республіці Білорусь [Текст] / А.Г. Лавренюк, Л.В. Жук // Архіви України. – 2010. – № 1. – С. 162-169.
2. Марченко, П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві (аналіз Інтернет-ресурсів) [Текст] // Студії з архівної справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 12. – С. 81-85.
3. Марчук, А.Г. Фактограф : система для создания, поддержания и публикации электронных архивов [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.gosbook.ru/node/70441. – Назва з екрану.
4. Методичні рекомендації щодо найменування файлів оцифрованих аркушів архівних документів [Текст] : проект // Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. – К., 2007. – 6 с.
5. Мутовкин, Л.А. Печатные СМИ. Типология современной прессы. [Электронный ресурс]. – Режим доступу : http://www.promgups.com/blog/wp─content/uploads/2007/02/1_14.pdf. – Назва з екрану.