У статті досліджено основні проблеми, що виникають при організації електронного архіву регіональних друкованих видань. Також на основі експертного опитування з’ясовано доцільність електронного архіву та практичні проблеми.

In the article found the main problems arising in the electronic archive of regional publications. Also based on expert survey found advisability of the electronic archive and practical problems.

Початок ХХІ ст. характеризується значним піднесенням інформаційного чинника у розвитку суспільства. Інформація розглядається не лише як певні дані, відомості, а як важливий стратегічний ресурс. Після здобуття Україною незалежності відбулись демократичні зміни в державі, зокрема роздержавлення та децентралізація засобів масової інформації і створюються умови, щоб вони могли відігравати роль інформаційної влади. Окремі організації та установи культури, науки, засобів масової інформації та інші, що створюють, видають, публікують друковані видання і зберігають значні масиви цифрових інформаційних ресурсів, надають до них доступ, вже неодноразово стикалися з необхідністю спеціальних зусиль по збереженню цифрових інформаційних ресурсів та надання довготривалого доступу до них. А тому створення, формування, організація електронних архівів друкованих видань є важливим напрямком для вивчення.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Архіви, електронні архіви вивчали та досліджували такі науковці як: Г.З. Зала, К.А. Кудім, П.М. Марченко, О.В. Новицький, Н.О. Стрілець, Т.І. Хохордіна та ін.

У своїх працях науковці вивчали поняття «архів», «електронний архів», давали дефініцію цим термінам, описували основу електронного архіву, з чого він має складатись, яким він має бути, досліджували методологічні, організаційні особливості створення архівів електронних документів. Проте дослідники не визначають конкретних проблем, які можуть виникати при організації електронних архівів, не вивчають організацію електронних архівів друкованих видань.

Метою статті є вивчення проблем, які виникають при організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Виклад основного матеріалу дослідження. Друковане видання – це багатосторінкова друкована продукція, яка може містити мовні, графічні, фото фрагменти і є віддрукованою, як правило, на папері. Таким чином, це може бути газета, книга, журнал, буклет тощо [4, с. 242]. Під електронним архівом розуміють базу документів на електронних носіях та програмні засоби, що дозволяють здійснювати пошук необхідної інформації. Електронний архів забезпечує інформаційну безпеку, шляхом контролю за рухом (переглядом) документів, дозволяє розмежувати користувачів у доступі до різного роду інформаційних баз [3, с. 233].

Відповідно, електронний архів регіональних друкованих видань – це сукупність призначених для поширення документів, матеріалів, даних на електронних носіях, які були створені, опубліковані, випущені або відредаговані регіональними друкованими засобами масової інформації, видавництвами, редакціями та згруповані в одну базу з метою забезпечення доступу до них, а також їхньої збереженості. Електронні архіви дозволяють:

• значно скоротити втрати і пошкодження архівних документів за рахунок зменшення потреби в оригіналах;
• значно спростити перенесення документів з оперативного зберігання до архівного;
• знизити обсяг копіювальних робіт завдяки доступу до електронних образів документів;
• знизити витрати на зберігання: велика частина довідкових запитів може бути задоволена за допомогою електронних образів документів, завдяки чому знижуються вимоги до приміщень, персоналу та інших ресурсів для роботи архіву;
• контролювати ланцюжок запитів та отримання інформації, запобігаючи несанкціонованому доступу та копіювання документів [2];
• встановити зв’язок електронного документа із паперовим. Тим самим можна уникнути звернення до паперового документу, але у випадку необхідності доступу до паперового його можна швидко знайти;
• збільшити термін зберігання документів при мінімальному впливі із зовнішнього середовища.

Одним із ефективних способів збереження архівних масивів є організація електронного архіву. Під організацією електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні слід розуміти процес формування, створення та перетворення регіональних друкованих видань в електронний вигляд, а також їхньої обробки та структурування з метою подальшого їхнього відтворення на електронних носіях інформації, збереження та забезпечення доступу до них. Поруч із перевагами, які є результатом використання електронного архіву, можна помітити ряд проблем, які виникають при організації електронного архіву регіональних друкованих видань.

На сьогодні однією з найголовніших проблем є відсутність методичних рекомендацій. На сьогодні немає жодного документу, в якому б містились вказівки, рекомендації як правильно організувати електронний архів, створити його чи використовувати при роботі. Тобто відсутня будь-яка інформація про програмне забезпечення, засоби, способи, техніку, які варто або ж рекомендовано застосовувати при організації електронних архівів.

В Україні досить поширеною проблемою є недостатність фінансового забезпечення розвитку електронних архівів, зокрема електронних архівів регіональних друкованих видань, виділення з державного бюджету незначних коштів. За даними Міністерства економічного розвитку і торгівлі України з 208 завдань та заходів державних цільових програм щодо інформатизації українського суспільства, схвалених відповідними нормативно-правовими документами, у 2008 році фінансувались лише 140 [5, с. 10]. Потрібно враховувати те, що у цих завданнях, програмах, актах лише можуть згадуватись електронні архіви, але не вказано яким чином вони мають розвиватись.

Так само якщо розглядати друкарні, редакції, тобто підприємства, установи, які займаються створенням, формуванням, відновленням друкованих видань, то небагато із них є зацікавленими у тому аби створити чи організувати електронний архів друкованих видань. Крім цього, варто зазначити, що працівники таких установ є недостатньо кваліфікованими для формування, організації електронного архіву регіональних друкованих видань. І навіть, якщо практично всі працівники вміють користуватись персональним комп’ютером, то не всі вміють використовувати нові технічні засоби або ж застосовувати програмне забезпечення.

Ще однією проблемою є недостатня організованість електронного документообігу. Саме електронний документообіг дозволить полегшити роботу, забезпечити збереження документів. Науковець І.В. Двойленко вважає, що при впровадженні систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису можуть виникати наступні проблеми:

• нав’язування рішення вищими органами влади без уніфікованої рекомендованої методології впровадження;
• неузгодженість між спеціалістами інформаційних технологій та служб діловодства;
• небажання модифікувати наявні процеси діловодства з метою переходу до автоматизованих систем;
• відсутність можливості практичного використання цифрового електронного підпису та висока вартість обслуговування електронних ключів [1, с. 57].

Якщо розглядати проблему формування, створення, організації, функціонування електронних архівів на державному рівні, то варто зазначити, що в Україні один державний орган основною метою діяльності якого є збереження електронних документів та ресурсів Національного архівного фонду – Центральний державний електронний архів. Установи, що зберігають культурну та наукову спадщину, не можуть і не повинні вирішувати всі питання, пов’язані зі збереженням цифрової спадщини та забезпеченням довготривалого доступу до неї, в тому числі, питання архівування інформаційних ресурсів Інтернету в цілому. Питання інвентаризації, комплектування та зберігання цифрових інформаційних ресурсів повинні вирішувати установи на місцях від єдиного державного органу, що зберігають спадщину, в рамках своєї компетенції та політики комплектування фондів.

Для того аби дослідити організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні та проблеми, що виникають було проведено експертне опитування. Воно проведено у формі анонімного опитування за допомогою спеціального інструментарію – анкети

Мета експертного дослідження полягала у з’ясуванні оцінки експертів щодо організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні. Для досягнення мети слід виконати такі завдання:

• визначити думку експертів щодо організації електронного архіву регіональних друкованих видань;
• встановити які електронні архіви регіональних друкованих засобів масової інформації, друкованих видань знають спеціалісти;
• з’ясувати думку експертів щодо підвищення ефективності роботи організацій, установ, які створюють, розповсюджують друковані видання;
• розкрити мету організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Об’єктом експертного опитування стали висококваліфіковані спеціалісти регіональних друкованих засобів масової інформації. Предметом експертного опитування постала організація електронного архіву регіональних друкованих видань. Серед методів експертного опитування було обрано індивідуальний метод проведення, так як експерти оцінювали і відповідали на питання анкети незалежно від інших висококваліфікованих спеціалістів. Перед проведенням даного дослідження було висунуто такі гіпотези:

• всім експертам у своїй роботі доводилось зустрічати електроні архіви;
• на думку більшості опитаних, при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають проблеми;
• усі висококваліфіковані спеціалісти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Загальна кількість експертів, що взяли участь в опитуванні становить дев’ять людей. Зокрема, це працівники двох редакцій «Рівне вечірнє» та «Рівне експрес». Серед них їхні керівники, спеціалісти та журналісти. Для експертного опитування було обрано метод анкетування. Експерти мали відповісти на десять запитань анкети, які були різними за типами: відкриті та закриті.

На перше запитання «Чи доводилось зустрічати Вам електронні архіви друкованих видань?» вісім експертів відповіли так, а один – ні. У наступному питанні про те «Як часто, на вашу думку, створюють, формують або ж організовують архіви друкованих видань» думки спеціалістів розділились. Шестеро із них вважають, що такі архіви організовують часто, один – рідко та двоє гадають, що інколи.

Експерти знають різноманітні електронні архіви друкованих засобів масової інформації, друкованих видань: «Рівне вечірнє», «Сегодня», «Газета.ua», «Комментарии», «ОГО», «Рівненська газета», «Експрес», «Рівне ракурс», «День». Також один експерт зазначає, що майже на всіх сайтах друкованих видань.

На питання «Чи можливо, на вашу думку, організувати електронний архів регіональних друкованих видань» спеціалісти відповіли по-різному, зокрема вісім із них стверджує, що швидше так, ніж ні, а один – так. Усі опитані погоджуються із тим, що проблеми при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають. Проблеми, що можуть виникати експерти зазначили наступні:

• некоректний пошук;
• збій системи;
• несумісність програм-архіваторів;
• неправильне використання програмного забезпечення;
• несвоєчасне й рідке оновлення;
• забезпечення пошуку та доступу до них;
• нелегкий пошук на сайті.

Усі експерти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань, оскільки на запитання «Чи вважаєте Ви доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань?» всі дев’ять відповіли так.

Восьме запитання зосередило свою увагу на програмному забезпеченні, яке варто використовувати при організації електронного архіву регіональних друкованих видань. Спеціалісти дали такі відповіді:

• доступне у використані;
• програми для сканера;
• Photoshop;
• Adobe Acrobat Reader;
• EPrints;
• Directum
• архіватори;
• я не програміст, а користувач.

На питання «Чи підвищить електронний архів регіональних друкованих видань ефективність роботи організацій, установ, які створюють, розповсюджують регіональні друковані видання (видавництв, редакцій тощо)?» опитані зазначили різні відповіді. Семеро із них відповіли так, тобто електронний архів друкованих видань підвищить роботу організацій, установ, які створюють, розповсюджують регіональні друковані видання, а двоє – швидше так, ніж ні.

Аналізуючи результати останнього запитання «З якою метою варто організовувати електронний архів регіональних друкованих видань в Україні?» та відповіді:

А) пошуку додаткового (ретроспективного) матеріалу

Б) уникнення повтору інформації

В) полегшеної роботи працівників, які створюють друковані видання

Г) забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань

Д) ваш варіант.

Четверо висококваліфікованих спеціалістів за мету ставлять пошук додаткового (ретроспективного) матеріалу, полегшеної роботи працівників, які створюють друковані видання, забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань. Троє обрали всі зазначені варіанти відповіді. А двоє метою організації електронного архіву регіональних друкованих видань вважають пошук додаткового (ретроспективного) матеріалу і забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань. Жоден із опитаних не вказав власного варіанту щодо мети.

Експертне опитування підтвердило дві попередньо висунуті гіпотези. Перша – більшість експертів стверджує, що при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають проблеми. Друга – усі висококваліфіковані спеціалісти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні. Дослідження показало, що електронні архіви надзвичайно важливий чинник і потрібно здійснити певні реформування аби покращити і сприяти організації електронного архіву регіональних друкованих видань.

Висновки. Отже, використання, формування, організація електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні характеризується низкою проблем: недостатністю фінансового забезпечення; не високим рівнем кваліфікованості працівників, які використовують програмне забезпечення та нові технічні засоби для організації електронного архіву; відсутністю спеціалізованих підрозділів та/або спеціалізованого органу, який би організовував та постійно оновлював електронний архів регіональних друкованих видань; недостатньою організованістю електронного документообігу; відсутністю методичних рекомендацій, які б сприяли організації електронного архіву, зокрема електронного архіву регіональних друкованих видань тощо. Організація електронного архіву несе в собі водночас і ряд переваг, і ряд проблем, які постійно потрібно вирішувати, вносити зміни та покращувати активізацію електронного архіву регіональних друкованих видань.

 Список використаних джерел та літератури

1. Двойленко, І. В. Вирішення типових проблем впровадження системи електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади [Текст] / І.В. Двойленко // Управління сучасним містом. – 2007. – № 1-12. – C. 53-58
2. Зала, Г.З. Сучасні принципи збереження і розповсюдження архівної інформації [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML. – Назва з екрану.
3. Іствуд, Т. Експертиза цінності електронних документів [Текст] / Т. Іствуд // Архіви України. – 2002. – № 1-3. – C. 232-236.
4. Лисенко, А.О. Особливості співіснування електронних та друкованих книжкових видань [Текст] / А. О. Лисенко // Український інформаційний простір. – 2012. – C. 241-246.
5. Семенченко, А. І. Електронне урядування в Україні : проблеми та шляхи вирішення [Текст] // Електронне урядування : міжнародний науковий фаховий журнал. – 2010. – №1. – C. 6-17.
6. Толстих, Н.В. Експертні опитування [Текст] / Н.В. Толстих // Технології прикладних соціологічних досліджень. – К., 2003. – 5 с.
7. Шершньова, О.В. Експертне опитування в системі прийняття рішень в галузі регіонального управління туризмом [Текст] // Ефективність державного управління : Збірник наукових праць Львівського регіонального інституту державного управління Національної академії державного управління при Президентові України / За заг. ред. П.І. Шевчука. – Л. : ЛРІДУ НАДУ, 2008. – Вип. 13. – C. 349-356.