Власюк А.В.,
студентка 4 курсу, спеціальності «Облік і аудит»
Науковий керівник:

Аверкина М.Ф.,
доктор екон. наук, професор кафедри
економіко-математичного моделювання
та інформаційних технологій,
Національний університет «Острозька академія»

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ КАСОВИХ ОПЕРАЦІЙ НА ПІДПРИЄМСТВАХ УКРАЇНИ

Здійснено аналіз основних загальних засад організації та здійснення обліку касових операцій на підприємствах України. Також запропоновано основні напрямки його автоматизації та використання новітніх інформаційних технологій.

 Будь-яке підприємство у своїй діяльності використовує грошові кошти, які виступають важливим фінансовим ресурсом для організації та здійснення підприємницької діяльності.  У процесі господарської діяльності підприємствам національної економіки України  необхідно  використовувати повну та достовірну інформацію про рух грошових коштів з метою ухвалення управлінських рішень та складання поточного і прогнозного фінансового плану функціонування.

Надання неупередженої та достовірної інформації про рух грошових коштів допомагає користувачам об’єктивно оцінити фінансовий стан підприємства, прийняти оптимальні управлінські рішення. Проте, особливої уваги заслуговує вдосконалення обліку касових операцій на підприємстві в контексті автоматизації та використання новітніх інформаційних технологій, що сприятиме покращенню організації руху грошових коштів суб’єктів господарювання підприємницької діяльності та забезпеченні високого рівня надійності інформації.

Дослідження організації бухгалтерського обліку касових операцій на підприємстві вивчається не лише вітчизняними, але й зарубіжними науковцями, серед яких можна виділити праці: М. Т. Білухи, Н. Н. Грабова, В. О. Озерної, М. С. Пушкаря, В. В. Сопка. Облік касових операцій в автоматизованих системах досліджують такі вчені: М. І. Бондар, Н. В. Водопалова, Е. К. Гільде, Н. О. Гура, К. Е. Даллас, Б. А. Засадний, Т. Г. Мельник, С. А. Рибальченко, Н. А. Рязанцева. Основні напрямки вдосконалення організації обліку касових операцій згадуються в роботах С. А. Палія, В. В. Томчука. Однак питання вдосконалення обліку касових операцій в контексті автоматизації є досить актуальним на сучасному етапі розвитку бухгалтерського обліку і потребує подальшого дослідження.

 Мета дослідження полягає у визначенні напрямів автоматизації обліку касових операцій на підприємствах на основі вивчення теоретичних та практичних аспектів обраної проблематики.

Поняття грошових коштів визначено Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку М(С)БО 1 «Звіт про рух грошових коштів», що трактується наступним чином: «Грошові кошти складаються з готівки в касі та депозитів до запитання».

Грошові кошти – це найбільш ліквідна категорія активів, яка забезпечує підприємству право свободи вибору, що пов’язано з найбільшим ступенем ліквідності. Грошові кошти беруть безпосередню участь від початку та до кінця господарського циклу підприємства. Часто у процесі господарської діяльності підприємство може переводити грошові кошти в інші активи. [1]

За допомогою грошових коштів здійснюється придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт та отримання виручки від реалізації товарів, робіт та послуг.

До касових операцій відносять операції підприємства між собою, з підприємцями та фізичними особами, що пов’язано з прийманням та видачею грошових коштів шляхом проведення розрахунків через касу підприємства.

Організація обліку касових операцій здійснюється відповідно до «Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», яке затверджене постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 р. № 637 зі змінами та доповненнями [2].

Відповідно до даного Положення, каса – це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів [2].

Касові операції на підприємстві здійснює матеріально-відповідальна особа – касир, який несе відповідальність за зберігання матеріальних цінностей.

Усі підприємства, що мають у своєму розпорядження грошові кошти в національній валюті установлюють ліміт каси та здають готівку у встановлені строки.

Ліміт каси – це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час [2]. Готівка, що перевищує встановлений ліміт каси, здають до банку для зарахування на рахунки. Банкам і підприємцям ліміт каси не встановлюють.

Усі касові операції відображаються в таких типових формах первинних документів:

• Прибутковий касовий ордер, форма № КО-1;
• Видатковий касовий ордер, форма № КО-2;
• Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, форми № КО-3, № КО- 3а;
• Касова книга, форма № КО-4;
• Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей, форма № КО-5 [6];

В кінці робочого дня всі касові операції на підставі відомостей заносяться до Касової книги за надходженням та видатками відповідно до кореспондуючих рахунків.

Синтетичний облік касових операцій на підприємстві, ведуть на рахунку 30 «Готівка». Це активний рахунок, за дебетом якого відображають надходження грошей в касу, а за кредитом – їх вибуття з каси.

Аналітичний облік ведеться в Журналі-ордері № 1 та Відомості № 1.1.

Також вся інформація щодо руху грошових коштів розкривається у Звіті про рух грошових коштів, яка відображається у розрізі фінансової, операційної та інвестиційної діяльності. Це  відображення регулюється П(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності».

Поряд із ручним заповненням первинних документів підприємства у своїй діяльності використовують автоматизований спосіб організації бухгалтерського обліку касових операцій, що регламентується Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», від 6 липня 1995 р. №265/95-ВР [3].

Реєстратор розрахункових операцій (РРО)  – пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій під час продажу товарів (надання послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та реєстрації кількості проданих товарів (наданих послух) [3].

Використання автоматизованої системи бухгалтерського обліку значно полегшує ведення касових операцій на підприємстві. База даних, яка сформована в процесі роботи дозволяє не лише зіставляти інформацію, але й передавати її з одного файлу в інший. Застосування програмних засобів дозволяє бухгалтерові підприємства:

• автоматично підраховувати підсумовані суми;
• змінювати і корегувати інформацію в базі даних без зміни алгоритму роботи програми;
• автоматизувати облік касових, розрахункових, банківських операцій [5];

В Україні на підприємствах найпоширенішими є такі автоматизовані системи бухгалтерського обліку: «1С: Бухгалтерія 8.3», «M.e.Doc», а також «Інтернет-Банк-клієнт», «Бест».

Кожна програмна система не має суттєвих відмінностей у функціонуванні, тому вибір програмного забезпечення в основному залежить від потреб та можливостей підприємства (Таблиця 1).

Таблиця 1

Особливості функціонування автоматизованих систем бухгалтерського обліку*

Критерії порівняння	1С: Бухгалтерія 8.2	Бест
Самостійне налаштування	+	+
Наявність касових операцій	+	+
Наявність рахунків/субрахунків	+	+
Введення касових даних вручну	+	+
Забезпечення електронного документообігу із державними органами	–	–
Можливість коригування документів	+	+
Створення довільних звітів	+	–
Наявність стандартних звітів	+	+
Наявність типових документів	+	+
Забезпечення фільтрації журналу проведень	+	+
Створення нових довільних звітів	+	–

*Джерело: розроблено автором на основі [4]

Ведення бухгалтерського обліку на підприємстві з використанням одного із програмних забезпечень надає бухгалтерові можливість безпомилкового відображення обліку, що пов’язано з: наявністю правильно оформлених первинних документів, можливістю перевірки правильності введеної інформації, безперервністю та безпечністю роботи програмного забезпечення, можливістю безпомилкового перенесення інформації у програму.

Поряд із цим, автоматизація бухгалтерського обліку не лише підвищує якість відображення інформації про господарські процеси, але забезпечує функцію контролю за введенням інформації, її достовірністю, що відображається у програмі за такими елементами: відсутністю не проведених касових документів, відсутністю негативних залишків у касі, дотримання ліміту залишку на рахунку 30 «Готівка», дотриманням нумерації прибуткових та видаткових касових ордерів.

Правильність відображення бухгалтерського інформації  та можливість оперативного усунення помилок є досить важливими факторами, які відіграють роль у процесі прийняття управлінських рішень, уникнення штрафних санкцій та неправильності сплаті суми податку підприємством за звітний період.

Для керівника підприємства та бухгалтера також є можливість змоделювати різні ситуації з метою раціонального використання грошових коштів, що стане першим кроком до формування ефективної політики управління грошовими коштами.

Бухгалтер підприємства також може вдосконалити первинні документи, що стане позитивним кроком для спрощеного внесення інформації про грошові кошти до інформаційної бази програмного забезпечення. Це вдосконалення зумовлене додаванням додаткових колонок до прибуткових та видаткових касових ордерів, які відображатимуть операції підприємства із грошовими коштами у розрізі інвестиційної, фінансової та операційної діяльності, що згодом полегшить процес заповнення Звіту про рух грошових коштів в кінці звітного періоду.

Проте, більшість малих підприємств обмежують свою діяльність з використанням автоматизації, що зумовлено невеликою кількість господарських операцій та відсутністю кваліфікованих робітників.

Отже, грошові кошти відіграють важливу роль у процесі організації та реалізації господарської діяльності підприємством. Грошові кошти відображають всі господарські операції підприємства, які потребують жорсткого обліку та документального відображення для прийняття управлінських рішень та визначення фінансового стану підприємства. Для правильного ведення бухгалтерського обліку розрахункових операцій використовують первинні документи, які відображають бухгалтерське проведення та суми платежів. Одним із основних завдань організації бухгалтерського обліку з руху грошових коштів на підприємстві є постійне його вдосконалення відповідно до розвитку науки та техніки. Тому, для більшості підприємств необхідно запровадити автоматизацію ведення касових операцій, що сприятиме економії часу та уникненню помилок при веденні розрахунків.

В Україні на підприємствах найпоширенішими є такі автоматизовані системи бухгалтерського обліку: «1С: Бухгалтерія 8.3», «M.e.Doc», а також «Інтернет-Банк-клієнт».

Програмне забезпечення не лише полегшує роботу бухгалтера підприємства, зменшує кількість помилок при відображенні господарських операцій із грошовими коштами, але водночас відповідають сучасним вимогам відображення бухгалтерського обліку, зокрема касових операцій на підприємстві.

Використання програмного забезпечення дозволяє бухгалтеру коректно вводити бухгалтерську інформацію в інформаційну систему, правильно заповнювати прибуткові та видаткові касові ордери та водночас здійснити контроль за правильністю відображенням інформації. Тому, покращення касових операцій на підприємстві в контексті автоматизації є позитивним напрямком, що забезпечує високий рівень надійності інформації у процесі роботи у системі та спрощеному обміні інформацією між підрозділами підприємства та іншими користувачами інформації.

Література:

1.         Міжнародний стандарт бухгалтерського обліку 1 «Звіт про рух грошових коштів»          від 01.01.2012 р. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/929_019
2. (дата звернення: 15.02.2018)
   2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України: Постанова Правління Національного банку України  № 637 від 15.12.2004 р. URL:http://sfs.gov.ua/zakonodavstvo/podatkove-zakonodavstvo/normativno-pravovi-akti-z-pitan-kpr/postanovi-pravlinnya-nbu/61721.html (дата звернення: 15.02.2018)
   3. Про застосування реєстраторів розрахункових операцій в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг: Закон України Закон 06.07.1995 № 265/95-ВР. URL: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80

   (дата звернення: 15.02.2018)

   4. Войтюшенко Н. М. Інформаційні системи і технології в обліку. Навч. посібник. Донецьк : ДонНУЕТ, 2009.340 с.
   5. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку. Житомир, 2012. 416 с.
   6. Первинний та аналітичний облік на підприємстві. Навч. Посібник. Тернопіль, 2008. 464 с.