У статті автором досліджено сутність та необхідність використання інформаційних систем бухгалтерського обліку, їх оцінки, перспектив та проблем впровадження.
Постановка проблеми. Будь-яке підприємство намагається досягти максимальної ефективності своєї діяльності. Однак з розвитком підприємств та зростанням масштабу їх функціонування, збільшується навантаження працівників у частині збору накопичення та оброблення необхідної інформації.В наш час без комп’ютерної техніки та програмного забезпечення не може діяти навіть найменше підприємство. Зайняти лідируюче положення на ринку, підвищити ефективність роботи персоналу, створити оптимальну структуру управління – найважливіші завдання керівника підприємства. У бухгалтерській діяльності це особливо важливо, що обумовлює необхідність застосування пакетів програм для бухгалтерського обліку, впровадження яких підвищує оперативність обробки даних. Проблема оцінки можливостей та впровадження інформаційних систем бухгалтерського обліку на сьогодні залишається досить актуальною, оскільки з їх впровадженням праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та вдосконалення обліку. Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вивченням теоретичних та методологічних аспектів розвитку та впровадження комп’ютерних інформаційних систем на підприємствах займалися такі вчені як: М.Т Барановський, МТ Білуха, Ф.Ф Бутинець, С.В. Івахненков, Г. Г Кірейцев, Ю.А Кузьмінський, ЮІ Осадчий, М.Г Чумаченко [1]. Дані вчені зробили значний внесок в розвиток інформаційних систем бухгалтерського обліку. Проте ряд проблем щодо його впровадження є неповністю дослідженими. Мета і завдання дослідження. Метою є вивчення особливостей впровадження та експлуатації інформаційних систем бухгалтерського обліку, а також визначення їх місця та ролі в системі управління. Виклад основного матеріалу. Як відомо, використання комп’ютерних технологій значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Створення та використання комп’ютерної системи бухгалтерського обліку сприяє не тільки прискоренню процесу обробки інформації на підприємствах, але й суттєвому покращенню його організації. Такі можливості зумовлені тим, що комп’ютерний спосіб обробки інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що призводить до впорядкування порядку виконання обов’язків працівників бухгалтерської служби. Впровадження інформаційної системи дозволяє переходити на нові методи управління, на якісно новий рівень мененджменту і ведення бухгалтерського обліку та є стратегічно важливим для будь-якого підприємства. Спочатку розглянемо позитивний результат впровадження інформаційної системи на підприємстві, яким може бути:
впорядкування бухгалтерського обліку;
збільшення кількості інформації, що надходить з даних бухгалтерського обліку;
зниженння кількості бухгалтерських помилок;
підвищення оперативності обліку [2].
Таким чином до переваг, які отримує підприємство від впровадження облікових систем можна віднести:
економію оборотних засобів;
зниження виробничого браку;
скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат;
зростання ефективності виробничих потужностей;
зниження транспортних витрат;
зниження страхових запасів на складах;
зменшення витрат часу на здійснення господарських операцій.
Щодо віддачі від інвестицій в автоматизовану систему управління, то отримують, як правило, за рахунок:
зниження необгрунтованої видачі матеріалів;
зниження собівартовті продукції за рахунок скорочення витрат;
зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного контролю;
зменшення витрат допоміжних матеріалів;
зменшення рівня запасів на складах;
уникнення необлікових недостач;зменшення необгрунтованих знижок при відвантаження товару [3].
На сучасному етапі розвитку економіки користь від інформаційних технологій є очевидною, проте незважаючи на це існує ще досить багато проблем щодо автоматизації діяльності підприємств та їх облікових підрозділів. Так у майже 40% підприємств України бухгалтерський облік неавтоматизований взагалі, або автоматизовані окремі його ділянки. Проблема створення та впровадження інформаційних систем на підприємстві залишається однією з найскладніших в Україні. Впровадження інформаційної системи передбачає серйозну попередню роботу з реорганізації та відмову від застарілих стереотипів. Причинами невдалого впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку можуть бути:
відсутністть чітких цілей проекту;
неформалізованість бізнес-процесів;
неготовність підприємства до змін;
неприділення належної уваги керівництва проекту [3].
До негативних факторів, що роблять використання інформаційних систем бухгалтерського обліку нераціональним слід віднести:
використання багаторівневої технології проектування, кожна стадія якої виконується спеціалістами різної спеціальності та кваліфікації;
тривале проектування систем і планова довготривала експлуатація з мінімальними змінами;
домінування не комп’ютеризованих функцій інформаційних систем через технічну неможливість або економічну неефективність комп’ютеризації функцій управлінння, що не забезпечують прямого доступу працівників до інформації;
надмірно централізована обробка інформації;
роздільне функціонування систем інформаційного забезпечення в галузях виробничої, маркетингової, організаційної, фінансової, кадрової, бухгалтерської діяльності підприємства [4].
У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоречностей та недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі. Серед них слід виділити такі: використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження; усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі; відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні. При вирішені поетапного переходу до створення інформаційної системи потрібний цілеспрямований вибір програмного забезпечення, який повинен спиратися на системну комплексну оцінку. Проблема полягає в тому, що система має задовольняти кілька вимог: бути достатньо функціональною, завершеною з точки зору обліку (автоматизації обліку), універсальною, тобто враховувати специфіку галузевих особливостей підприємств. Має бути продумана проблема інтенсифікації автоматизації цілісного управлінського обліку фінансово-економічних служб. При впровадження нових інформаційних систем на підприємстві обов’язково потрібно оцінювати ризик відставання від конкурентів через їх моральне зношування. Після закінчення заходів щодо постачання й установки програмного забезпечення необхідно узгодити ступінь потреби в адаптації типової конфігурації ПЗ та особливості ведення обліку на підприємстві. Досить часто рішення про впровадження системи приймається для того, щоб замінити інформаційні системи, які вже не відповідають умовам бізнесу або для того що мати конкурентні переваги. Саме тому перевагу слід надавати вітчизняним програмним продуктам масового тиражу, що більше відповідають умовам економіки та швидкій зміні законодавчих документів, що регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку. Як показує практика, впровадження дорогих іноземних програмних продуктів комп’ютеризації бухгалтерського обліку не дозволяє відразу вирішити всі проблеми підприємства. Вітчизняні програмні продукти мають відповідати основним функціональним обліковим вимогам, мати можливість проводити облікову, аналітичну, контролюючу роботу, враховуючи специфічні риси підприємств (галузь діяльності, розмір і форму власності підприємства) [4]. Саме ці моменти мають якісно характеризувати програмний продукт автоматизації інформаційної бази контролінгу підприємства. Тому можливості бухгалтерських програм можуть слугувати критерієм для їх якісних оцінок і вибору для застосування підприємствами. До цих критеріїв потрібно віднести можливість програмного забезпечення — інформаційної бази:
1) вести синтетичний та аналітичний облік активів, капіталу, зобов’язань з елементами управлінського обліку;
2) формувати фінансову, податкову, статистичну звітність;
3) надавати іншу довідкову інформацію для потреб ведення господарської діяльності;
4) на базі даних можливостей проводити автоматизований аналіз-прогноз і контроль за діяльністю підприємства. Крім того, програмне забезпечення має задовольняти відповідні технічні, комерційні та ергономічні потреби (див. табл. 1.1).
Таблиця 1.1
Структура досліджуваних можливостей програмного забезпечення в Україні, %
Назва програмного забезпечення
Кількість показників 50 8 5 5
1С: Бухгалтерія 7.7″ (фірма АВВУУ) 80, 0 75,0 90,0 90,0
“Парус-Бухгалтерія7.11″ 75,0 70,0 98,0 95,0
“Галактика” 60,0 73,0 87,0 85,0
Серед пакетів прикладних програм найбільшої популярності у користувачів набула програма “1С: Бухгалтерія” версія 7.7для України. Програма побудована з урахуванням особливостей обліку в Україні на базі Національних Положень (стандартів) бухгалтерського обліку і має всі характеристики для того, щоб забезпечити автоматизацію обліку на підприємствах різних галузей. Також варто зазначити, що витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка замовлених інформаційних бухгалтерських систем досить дорога і займає багато часу при відсутності гарантії очікуваного результату. Крім того створення комп’ютеризованого бухгалтерського обліку вимагає витрат не лише на розробку та впровадження комп’ютеризованої системи, а й на фунціонування. Незважаючи на це, економити на впровадженні інформаційної системи бухгалтерського обліку не слід, так як це може призвести до ще більших ускладнень.
Висновки. Таким чином, з вище дослідженого випливає, що ефективність роботи бухгалтера на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи. Саме тому на сьогоднішній день дуже важливо при розробці інформаційних систем мінімізувати вплив розглянутих негативних факторів, що дозволить розвивати і вдосконалювати сучасні комп’ютерні системи бухгалтерського обліку.
Література
1. Івахненков С.В. Класифікація програмного забезпечення бухгалтерського обліку і контролю // бухгалтерський облік і аудит. – 2006. -№7. –с.55-65.
2. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: Наукове видання. – Житомир, 2009. – 416 с.
3. Новикова Е.Н., Осмятченко В.А. Практикум по 1С:Бухгалтерии 7.7 – Уч. Пособ. Для студентов высших учебных заведений. – Кривой Рог: Минерал, 2004 – 196 с.
4. Івахненков С.В. Сучасні інформаційні технології управління підприємством та бухгалтерія: поблеми і виклики// Бухгалтерський облік і аудит. – 2008 №4. – 54 с.
5. Осмятченко Л.М., Шевчук В.Є. Бухгалтерський облік. Навч. посіб. для студентів вищих закладів освіти. – Львів: “Магнолія 2006″, 2007 р. – 196 с .
6. http://ecolid.com.ua
7. http://vlp.com.ua
8. http://linksdir.biz.ua