Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців та посадових осіб органів місцевого самоврядування. Проте, для якісного задоволення потреб громадян традиційні методи роботи з інформацією стають менш результативними. Виникає необхідність впровадження нової системи документаційного управління, побудованої на основі електронного документообігу. Проте, на практиці такої системи ще не впроваджено. Тому важливо порівняти системи електронного документообігу, які використовуються в органах місцевого самоврядування України, для виявлення їх основних проблем з метою удосконалення процесу впровадження електронного документообігу в органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) України.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Сучасне значення електронного документообігу викликає значний науковий інтерес. Особливості, проблеми та перспективи впровадження електронного документообігу в органах місцевого самоврядування викладено в наукових працях таких сучасних вчених, як І. Двойленко, В. Корнута, В. Писаренко та ін.
Мета статті: на основі порівняльного аналізу систем електронного документообігу виявити їх основні проблеми для удосконалення процесу впровадження електронного документообігу в органи місцевого самоврядування.
Виклад основного матеріалу. Згідно зі статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесiв створення, оброблення, вiдправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документiв, якi виконуються iз застосуванням перевiрки цiлiсностi та у разi необхiдностi з пiдтвердженням факту одержання таких документів [1].
Електронний документообіг здійснюється завдяки використанню систем електронного документообігу. Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функції для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін. [1].
Для проведення порівняльного аналізу було обрано такі системи електронного документообігу: Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow, АСКОД, Док Проф та el-Dok. Критерієм відбору було обрано результати дослідження Центрального державного електронного архіву України щодо використання органами влади систем електронного документообігу. Згідно з ним, у 39,5% державних органів влади функціонує система електронного документообігу Megapolis. Документообіг, у 13,2% – система OPTIMA-WorkFlow, у 10,5% – АСКОД та у 5,3% – Док Проф [2].
Порівняння здійснювалось за такими характеристиками: клас СЕД, робота з документами (реєстрація документів, накладання резолюцій, контроль виконання, маршрутизація документів, централізоване сховище документів, імпорт та експорт документів, пошук документів), налаштування (підтримка операційних систем і платформ, користувацькі нагадування, інтеграція з іншим програмним забезпеченням), надійність та безпека (контроль цілісності документів, підтримка електронного цифрового підпису), додаткові можливості (автоматичне архівування документів, підтримка українського правопису, функції електронної пошти).
Порівняння систем електронного документообігу здійснено в кількісній формі. Для характеристики було використано таку систему оцінювання:
• 0 балів – можливість не реалізована;
• 0,5 балів – неповна реалізація можливості (або з допомогою додаткового програмного забезпечення);
• 1 бал – можливість повністю реалізована (табл. 1).

Таблиця 1

Порівняльна таблиця систем електронного документообігу
Усі системи електронного документообігу, які порівнювались належать до класу систем електронного управління документами. В усіх системах присутні можливості реєстрації документів, накладання резолюції та контролю виконання документів. Зокрема в системі Megapolis. Документообіг функції реєстраціє документів реалізовуються завдяки використанню підсистеми «Звернення громадян», а накладання резолюцій та контроль виконання документів забезпечуються через підсистему «WEB-модуль» [3]. В системі OPTIMA-WorkFlow ці функції реалізовується через розділи «Клієнт системи» та «Контроль виконання доручень» [4]. Система електронного документообігу АСКОД виконання функції реєстрації документів забезпечується модулем «Робота з документами», а накладання резолюцій та контроль виконання – модулем «Хід виконання документів» [5]. У системі Док Проф реєстрація документів та контроль за виконанням документів здійснюються в однойменних модулях, а накладання резолюції – в модулі «Рух документів» [6]. В системі el-Dok ці функції виконуються в модулі обслуговування вхідної кореспонденції (ОВхК) [7].
Маршрутизація документів повністю реалізується не у всіх СЕД, а лише в двох. В системі el-Dok ця функція частково реалізована, а в системах Megapolis. Документообіг та Док Проф зовсім не реалізовується. В системі OPTIMA-WorkFlow маршрутизація документів здійснюється з використанням модуля «Редактор маршрутних схем», а в системі АСКОД – модуля «Маршрутизація бізнес-процесів».
Централізоване сховище документів є лише в трьох системах – Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow та el-Dok. В інших двох воно відсутнє. Імпорт та експорт документів повністю реалізується тільки в системах OPTIMA-WorkFlow та el-Dok, в решти лише – частково. Пошук документів реалізується в усіх системах електронного документообігу завдяки використанню відповідних модулів (Megapolis. Документообіг – «WEB модуль», OPTIMA-WorkFlow – «Адміністратор системи», АСКОД – «Пошук і фільтри», Док Проф – «Контроль виконання документів», el-Dok – «ПОШУК»).
Всі системи побудовані на ОС Microsoft Windows і орієнтовані на роботу з Microsoft Windows 98, NT, 2000, XP. Можливості користувацьких нагадувань є лише в системі електронного документообігу el-Dok в модулі «ПІМ», в решти ця можливість відсутня.
В системі Megapolis. Документообіг реалізована інтеграція з платформою бізнес-аналізу Microsoft Reporting Services, яка дозволяє створювати традиційні та інтерактивні звіти, розширюючи аналітичні можливості системи, надаючи в зручному вигляді інформацію особам, які задіяні в прийнятті рішень. Reporting Services – відкрита і розширювана платформа для розробки традиційних та інтерактивних звітів, доступних через веб-браузер, офісні додатки. Reporting Services дозволяє створювати зручне представлення аналітичної інформації для прийняття рішень [3].
Система OPTIMA-WorkFlow інтегрується з такими програмами:
• Oracle Database, Microsoft SQL Server 2000/2005, IBM DB2 UDB;
• ABBYY Retrieval and Morphology Engine;
• ABBYY Fine Reader ;
• Windows CryptoAPI ;
• Business Objects Crystal Reports [4].
В системі АСКОД інтеграція з іншим програмним забезпеченням реалізується лише частково – з система «Електронна черга», яка є автономним програмним продуктом і виступає розширенням функціоналу системи АСКОД в рамках процесу надання адміністративних послуг [5]. В системах Док Проф та el Dok ця можливість відсутня.
Контроль цілісності документів повністю реалізується в системах Megapolis. Документообіг та АСКОД. В першій СЕД ця можливість забезпечується підсистемою «Адміністрування і безпека», яка призначена для гарантування надійності зберігання інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. В другій контроль цілісності документів забезпечує підсистема безпеки АСКОД, яка передбачає шифроване збереження даних облікових записів у базі даних, налаштування термінів дії паролів, складності паролів, захист від несанкціонованого доступу до системи, керування доступом до даних тощо. В інших СЕД можливість контролю цілісності документів реалізовується частково.
Електронний цифровий підпис підтримують системи Megapolis. Документообіг та АСКОД, в системах OPTIMA-WorkFlow та el Dok ця можливість реалізовується частково, а в системах Док Проф вона відсутня. Автоматичне архівування документів повністю реалізовують системи Megapolis. Документообіг, Док Проф та el Dok, в інших двох ця можливість реалізовується частково. Підтримка українського правопису та функції електронної пошти реалізуються в усіх СЕД.
Висновки. Отже, здійснивши порівняльний аналіз п’яти систем електронного документообігу, можна стверджувати що в них є дещо спільне, простежуються переваги і недоліки. Зокрема, недоліками системи el Dok є відсутність електронного цифрового підпису в усіх працівників органів місцевого самоврядування та інтеграції з іншим програмним забезпеченням. Недолікам системи Док Проф та АСКОД є відсутність централізованого сховища документів та користувацьких нагадувань.
Вирішити проблему з електронним цифровим підписом можна, завдяки створенню внутрішнього центру сертифікації, тоді кожен працівник органу місцевого самоврядування матиме власний цифровий підпис. Важливим є також створення централізованого сховища документів в тих системах електронного документообігу, в яких ця функція відсутня, оскільки це значно полегшить процедури пошуку та зберігання документів. Окрім цього необхідно вдосконалити процеси інтеграції СЕД з іншим програмним забезпеченням, що зробить її більш дієвою.
Отож, проаналізувавши системи Megapolis. Документообіг та OPTIMA-WorkFlow, було виявлено, що вони здатні реалізувати більше функцій порівняно з іншими трьома. Тому можна вважати, що високий ступінь використання органами влади цих систем відповідає їх функціональним можливостям.

Список використаних джерел та літератури

1. Україна. Закони. Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс] – Режим доступу : http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/852-15. – Назва з екрану.
2. Радченко, С. В. Особливості систем електронного документообігу у державних органах України [Електронний ресурс] / С. В. Радченко. – Режим доступу : archives.gov.ua›Публікації›AU_4_2013/02. – Заголовок з екрану.
3. СЭД Megapolis.Документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://intecracy.com/ru/uslugi/biznes-resheniya/e-dokumentooborot/megapolis-dokumentooborot.html. – Название с экрана.
4. OPTiMA-WorkFlow [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.docva.ru/docflow/sys_review/25.php. – Название с экрана.
5. Система електронного документообігу АСКОД [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.askodbuklet. – Назва з екрану.
6. Програмний комплекс «Автоматизована система діловодства «ДОК ПРОФ 2.0» [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://krashiy.com/rus/nominations2006/?nid=17&id=31678&pid=423. – Назва з екрану.
7. У Луцькій міській раді провадять електронний документообіг [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://p-p.com.ua/articles/13322. – Назва з екрану.
8. Двойленко, І. В. Вирішення типових проблем впровадження систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади [Електронний ресурс] / І. В. Двойленко. – Режим доступу : www.academy.gov.ua/ej/ej7/doc-pdf/dvoilenko. – Заголовок з екрану.
9. Корнута, В. А. Основи організації електронного документообігу [Текст] / В. А. Корнута. – Івано-Франківськ : ІФОЦППК, 2012. – 45 с.
10. Писаренко, В. П. Електронний документообіг в органах влади [Електронний ресурс] / В. П. Писаренко // Державне будівництво. – 2011. – № 2. – Режим доступу : http://nbuv.gov.ua/j-pdf/DeBu_2011_2_6.pdf. – Заголовок з екрану.
11. Писаренко, В. П. Упровадження електронного документування в органах державної влади та місцевого самоврядування [Електронний ресурс] / В. П. Писаренко // Публічне адміністрування : теорія та практика. – 2012. – Вип. 2. – Режим доступу : http://nbuv.gov.ua/j-pdf/Patp_2012_2_43.pdf. – Заголовок з екрану.

The article deals with actual nowadays issues such as: the specify of saving of e- documentation and archives. In article the organization of electronic documentation saving on the current period of time was analyzed.

Постановка проблеми. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Саме правильно організований електронний документообіг в організації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Одним із головних етапів електронного документообігу є архівне зберігання електронного документу.

Система архівного зберігання електронного документа може сприяти створенню нової організаційної культури в організації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування архівного зберігання електронного документу, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному стані займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема: Г. Г. Асеев, М. П. Бобильова, В. М. Боркус, Ю. Г. Вітін, М. В. Ларін, О. В. Матвієнко, В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин. Так, директор ВНІІДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) М. В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Ф. Тихонов та І. Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В. М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Архівним збереженням документів займались: Ж.Ф. Сергазин, С.Д. Пічькевич, К. Селіверстова, З.В. Крайская, Я.С. Калакура .

Мета і завдання дослідження. Метою статті є вивчення та визначення механізмів створення архівного зберігання електронної документації, а саме організаційного етапу. Для досягнення мети поставлені такі завдання:

– на основі аналізу наукової літератури уточнити поняття “архів”, “електронний документ”, “архівне зберігання” та “електронний архів”;

– визначити чинники та необхідні умови архівного зберігання електронної документації в установі;

– з’ясувати роль організації архівного зберігання електронної документації.

Викладення основного матеріалу. Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Тому вона починається зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. З кожним роком в органах влади і організація все більш актуальними стають питання створення, організації і функціонування архівів електронних документів. Гарантією успішної роботи організації завжди є ефективна діяльність працівників. Надійне збереження великих обсягів інформації, безумовно, є важливою вимогою до електронного сховища. Але ще більш актуальною є оптимізації взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом (див. мал. 1). Наявний організації колективної роботи з документами надає найширший спектр інструментів для обробки збереженої інформації. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів (( Матвієнко О. В. Основи організації електронного документообігу [Текст]: навч. Посіб. Для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К. : Центр учбової л-ри, 2008. – 112с. )).

Мал. 1. Структура архівного зберігання електронної інформації

Система електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою.

Організація роботи з електронними документами – створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документації інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. ))

Законом України “Про електронні документи й електронний документообіг” від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. Електронний документ – це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України (( Про електронні документи й електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV. – Режим доступа: http://www.dokumenty.com.ua/show/1cid0201.html. – Заголовок з екрана )).

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )). Також, електронний документ повинний мати обов’язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. )).

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються чи автором посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних чи систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, що його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа, якщо інше не передбачено чи законодавством попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній чи у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа і про відправника цього підтвердження (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом по їхньому місцезнаходженню (для фізичних осіб – місце проживання), у тому числі якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )).

При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (звертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується законодавства про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, представлення електронних документів архівним установам України і їхнє збереження в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, яким визначаються взаємини суб’єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України установлює взаємини із суб’єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами й організаціями з питань електронного документообігу (створення електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, обробки в банку і зворотному зв’язку). Суб’єкти електронного документообігу, що здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, і встановлюють для них систему (способи) захисту (( Упор Т.П. Актуальні проблеми розвитку архивної справи в Україні: Доповіді та повідомлення наукової конференції 15-16 березня 1995р. [Текст]: / Т.П. Упор,Прись. – К., 1996.-208 с. )).

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, чи інформацію з обмеженим доступом, забезпечують захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб’єкти електронного документообігу користаються правами і мають обов’язки, установлені для них законодавством та договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність визначення додаткових прав і обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права й обов’язки можуть установлюватися цими суб’єктами на договірних засадах (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Застосування електронних документів і їхній документообіг в управлінні підприємством базується на електронному цифровому підписі. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р. регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Цим Законом визначені терміни професійного використання (( Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV. – Режим доступа: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-in/laws/main.cgi?nreg=852-15&myid=DybMfC72eWyP9GSgZiEVEI8EHI40ss80 msh8Ie6. – Заголовок з екрана )).

При зберіганні документів на електронних носіях обов’язково потрібно додержуватися таких вимог:

 інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;

 має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

 у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підприємства можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи. Архівні установи встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

– постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

– тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

– тимчасового збереження (до 10 років);

– які підлягають знищенню в зв’язку з закінченням термінів

збереження.

Організація зобов’язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи зберігання можуть передаватися до електронного архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником. І на основі цього утворується електронний документообіг.

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Висновки. Отже, основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: підвищення ефективності управління діяльності, прискорення руху документів у організації, зменшення трудомісткості опрацювання документів, ефективніше та раціональніше зберігання документації. Правильно сформоване архівне зберігання електронного документа в організації сприяє позитивний впливу на процес управління. Зберігання електронних документів здійснюється на електронних носіях і забезпечує можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях є ідентичний терміну, встановленому законодавством для зберігання відповідних документів на папері.

Перелік ключових слів. архів, архівна справа, архівне зберігання, електронний документ, електронний документообіг, електронний архів, інформація.