In the article found the main problems arising in the electronic archive of regional publications. Also based on expert survey found advisability of the electronic archive and practical problems.

Початок ХХІ ст. характеризується значним піднесенням інформаційного чинника у розвитку суспільства. Інформація розглядається не лише як певні дані, відомості, а як важливий стратегічний ресурс. Після здобуття Україною незалежності відбулись демократичні зміни в державі, зокрема роздержавлення та децентралізація засобів масової інформації і створюються умови, щоб вони могли відігравати роль інформаційної влади. Окремі організації та установи культури, науки, засобів масової інформації та інші, що створюють, видають, публікують друковані видання і зберігають значні масиви цифрових інформаційних ресурсів, надають до них доступ, вже неодноразово стикалися з необхідністю спеціальних зусиль по збереженню цифрових інформаційних ресурсів та надання довготривалого доступу до них. А тому створення, формування, організація електронних архівів друкованих видань є важливим напрямком для вивчення.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Архіви, електронні архіви вивчали та досліджували такі науковці як: Г.З. Зала, К.А. Кудім, П.М. Марченко, О.В. Новицький, Н.О. Стрілець, Т.І. Хохордіна та ін.

У своїх працях науковці вивчали поняття «архів», «електронний архів», давали дефініцію цим термінам, описували основу електронного архіву, з чого він має складатись, яким він має бути, досліджували методологічні, організаційні особливості створення архівів електронних документів. Проте дослідники не визначають конкретних проблем, які можуть виникати при організації електронних архівів, не вивчають організацію електронних архівів друкованих видань.

Метою статті є вивчення проблем, які виникають при організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Виклад основного матеріалу дослідження. Друковане видання – це багатосторінкова друкована продукція, яка може містити мовні, графічні, фото фрагменти і є віддрукованою, як правило, на папері. Таким чином, це може бути газета, книга, журнал, буклет тощо [4, с. 242]. Під електронним архівом розуміють базу документів на електронних носіях та програмні засоби, що дозволяють здійснювати пошук необхідної інформації. Електронний архів забезпечує інформаційну безпеку, шляхом контролю за рухом (переглядом) документів, дозволяє розмежувати користувачів у доступі до різного роду інформаційних баз [3, с. 233].

Відповідно, електронний архів регіональних друкованих видань – це сукупність призначених для поширення документів, матеріалів, даних на електронних носіях, які були створені, опубліковані, випущені або відредаговані регіональними друкованими засобами масової інформації, видавництвами, редакціями та згруповані в одну базу з метою забезпечення доступу до них, а також їхньої збереженості. Електронні архіви дозволяють:

• значно скоротити втрати і пошкодження архівних документів за рахунок зменшення потреби в оригіналах;
• значно спростити перенесення документів з оперативного зберігання до архівного;
• знизити обсяг копіювальних робіт завдяки доступу до електронних образів документів;
• знизити витрати на зберігання: велика частина довідкових запитів може бути задоволена за допомогою електронних образів документів, завдяки чому знижуються вимоги до приміщень, персоналу та інших ресурсів для роботи архіву;
• контролювати ланцюжок запитів та отримання інформації, запобігаючи несанкціонованому доступу та копіювання документів [2];
• встановити зв’язок електронного документа із паперовим. Тим самим можна уникнути звернення до паперового документу, але у випадку необхідності доступу до паперового його можна швидко знайти;
• збільшити термін зберігання документів при мінімальному впливі із зовнішнього середовища.

Одним із ефективних способів збереження архівних масивів є організація електронного архіву. Під організацією електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні слід розуміти процес формування, створення та перетворення регіональних друкованих видань в електронний вигляд, а також їхньої обробки та структурування з метою подальшого їхнього відтворення на електронних носіях інформації, збереження та забезпечення доступу до них. Поруч із перевагами, які є результатом використання електронного архіву, можна помітити ряд проблем, які виникають при організації електронного архіву регіональних друкованих видань.

На сьогодні однією з найголовніших проблем є відсутність методичних рекомендацій. На сьогодні немає жодного документу, в якому б містились вказівки, рекомендації як правильно організувати електронний архів, створити його чи використовувати при роботі. Тобто відсутня будь-яка інформація про програмне забезпечення, засоби, способи, техніку, які варто або ж рекомендовано застосовувати при організації електронних архівів.

В Україні досить поширеною проблемою є недостатність фінансового забезпечення розвитку електронних архівів, зокрема електронних архівів регіональних друкованих видань, виділення з державного бюджету незначних коштів. За даними Міністерства економічного розвитку і торгівлі України з 208 завдань та заходів державних цільових програм щодо інформатизації українського суспільства, схвалених відповідними нормативно-правовими документами, у 2008 році фінансувались лише 140 [5, с. 10]. Потрібно враховувати те, що у цих завданнях, програмах, актах лише можуть згадуватись електронні архіви, але не вказано яким чином вони мають розвиватись.

Так само якщо розглядати друкарні, редакції, тобто підприємства, установи, які займаються створенням, формуванням, відновленням друкованих видань, то небагато із них є зацікавленими у тому аби створити чи організувати електронний архів друкованих видань. Крім цього, варто зазначити, що працівники таких установ є недостатньо кваліфікованими для формування, організації електронного архіву регіональних друкованих видань. І навіть, якщо практично всі працівники вміють користуватись персональним комп’ютером, то не всі вміють використовувати нові технічні засоби або ж застосовувати програмне забезпечення.

Ще однією проблемою є недостатня організованість електронного документообігу. Саме електронний документообіг дозволить полегшити роботу, забезпечити збереження документів. Науковець І.В. Двойленко вважає, що при впровадженні систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису можуть виникати наступні проблеми:

• нав’язування рішення вищими органами влади без уніфікованої рекомендованої методології впровадження;
• неузгодженість між спеціалістами інформаційних технологій та служб діловодства;
• небажання модифікувати наявні процеси діловодства з метою переходу до автоматизованих систем;
• відсутність можливості практичного використання цифрового електронного підпису та висока вартість обслуговування електронних ключів [1, с. 57].

Якщо розглядати проблему формування, створення, організації, функціонування електронних архівів на державному рівні, то варто зазначити, що в Україні один державний орган основною метою діяльності якого є збереження електронних документів та ресурсів Національного архівного фонду – Центральний державний електронний архів. Установи, що зберігають культурну та наукову спадщину, не можуть і не повинні вирішувати всі питання, пов’язані зі збереженням цифрової спадщини та забезпеченням довготривалого доступу до неї, в тому числі, питання архівування інформаційних ресурсів Інтернету в цілому. Питання інвентаризації, комплектування та зберігання цифрових інформаційних ресурсів повинні вирішувати установи на місцях від єдиного державного органу, що зберігають спадщину, в рамках своєї компетенції та політики комплектування фондів.

Для того аби дослідити організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні та проблеми, що виникають було проведено експертне опитування. Воно проведено у формі анонімного опитування за допомогою спеціального інструментарію – анкети

Мета експертного дослідження полягала у з’ясуванні оцінки експертів щодо організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні. Для досягнення мети слід виконати такі завдання:

• визначити думку експертів щодо організації електронного архіву регіональних друкованих видань;
• встановити які електронні архіви регіональних друкованих засобів масової інформації, друкованих видань знають спеціалісти;
• з’ясувати думку експертів щодо підвищення ефективності роботи організацій, установ, які створюють, розповсюджують друковані видання;
• розкрити мету організації електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Об’єктом експертного опитування стали висококваліфіковані спеціалісти регіональних друкованих засобів масової інформації. Предметом експертного опитування постала організація електронного архіву регіональних друкованих видань. Серед методів експертного опитування було обрано індивідуальний метод проведення, так як експерти оцінювали і відповідали на питання анкети незалежно від інших висококваліфікованих спеціалістів. Перед проведенням даного дослідження було висунуто такі гіпотези:

• всім експертам у своїй роботі доводилось зустрічати електроні архіви;
• на думку більшості опитаних, при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають проблеми;
• усі висококваліфіковані спеціалісти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні.

Загальна кількість експертів, що взяли участь в опитуванні становить дев’ять людей. Зокрема, це працівники двох редакцій «Рівне вечірнє» та «Рівне експрес». Серед них їхні керівники, спеціалісти та журналісти. Для експертного опитування було обрано метод анкетування. Експерти мали відповісти на десять запитань анкети, які були різними за типами: відкриті та закриті.

На перше запитання «Чи доводилось зустрічати Вам електронні архіви друкованих видань?» вісім експертів відповіли так, а один – ні. У наступному питанні про те «Як часто, на вашу думку, створюють, формують або ж організовують архіви друкованих видань» думки спеціалістів розділились. Шестеро із них вважають, що такі архіви організовують часто, один – рідко та двоє гадають, що інколи.

Експерти знають різноманітні електронні архіви друкованих засобів масової інформації, друкованих видань: «Рівне вечірнє», «Сегодня», «Газета.ua», «Комментарии», «ОГО», «Рівненська газета», «Експрес», «Рівне ракурс», «День». Також один експерт зазначає, що майже на всіх сайтах друкованих видань.

На питання «Чи можливо, на вашу думку, організувати електронний архів регіональних друкованих видань» спеціалісти відповіли по-різному, зокрема вісім із них стверджує, що швидше так, ніж ні, а один – так. Усі опитані погоджуються із тим, що проблеми при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають. Проблеми, що можуть виникати експерти зазначили наступні:

• некоректний пошук;
• збій системи;
• несумісність програм-архіваторів;
• неправильне використання програмного забезпечення;
• несвоєчасне й рідке оновлення;
• забезпечення пошуку та доступу до них;
• нелегкий пошук на сайті.

Усі експерти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань, оскільки на запитання «Чи вважаєте Ви доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань?» всі дев’ять відповіли так.

Восьме запитання зосередило свою увагу на програмному забезпеченні, яке варто використовувати при організації електронного архіву регіональних друкованих видань. Спеціалісти дали такі відповіді:

• доступне у використані;
• програми для сканера;
• Photoshop;
• Adobe Acrobat Reader;
• EPrints;
• Directum
• архіватори;
• я не програміст, а користувач.

На питання «Чи підвищить електронний архів регіональних друкованих видань ефективність роботи організацій, установ, які створюють, розповсюджують регіональні друковані видання (видавництв, редакцій тощо)?» опитані зазначили різні відповіді. Семеро із них відповіли так, тобто електронний архів друкованих видань підвищить роботу організацій, установ, які створюють, розповсюджують регіональні друковані видання, а двоє – швидше так, ніж ні.

Аналізуючи результати останнього запитання «З якою метою варто організовувати електронний архів регіональних друкованих видань в Україні?» та відповіді:

А) пошуку додаткового (ретроспективного) матеріалу

Б) уникнення повтору інформації

В) полегшеної роботи працівників, які створюють друковані видання

Г) забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань

Д) ваш варіант.

Четверо висококваліфікованих спеціалістів за мету ставлять пошук додаткового (ретроспективного) матеріалу, полегшеної роботи працівників, які створюють друковані видання, забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань. Троє обрали всі зазначені варіанти відповіді. А двоє метою організації електронного архіву регіональних друкованих видань вважають пошук додаткового (ретроспективного) матеріалу і забезпечення доступу до значної кількості матеріалів друкованих видань. Жоден із опитаних не вказав власного варіанту щодо мети.

Експертне опитування підтвердило дві попередньо висунуті гіпотези. Перша – більшість експертів стверджує, що при створенні, організації, функціонуванні електронних архівів виникають проблеми. Друга – усі висококваліфіковані спеціалісти вважають доцільною організацію електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні. Дослідження показало, що електронні архіви надзвичайно важливий чинник і потрібно здійснити певні реформування аби покращити і сприяти організації електронного архіву регіональних друкованих видань.

Висновки. Отже, використання, формування, організація електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні характеризується низкою проблем: недостатністю фінансового забезпечення; не високим рівнем кваліфікованості працівників, які використовують програмне забезпечення та нові технічні засоби для організації електронного архіву; відсутністю спеціалізованих підрозділів та/або спеціалізованого органу, який би організовував та постійно оновлював електронний архів регіональних друкованих видань; недостатньою організованістю електронного документообігу; відсутністю методичних рекомендацій, які б сприяли організації електронного архіву, зокрема електронного архіву регіональних друкованих видань тощо. Організація електронного архіву несе в собі водночас і ряд переваг, і ряд проблем, які постійно потрібно вирішувати, вносити зміни та покращувати активізацію електронного архіву регіональних друкованих видань.

 Список використаних джерел та літератури

1. Двойленко, І. В. Вирішення типових проблем впровадження системи електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади [Текст] / І.В. Двойленко // Управління сучасним містом. – 2007. – № 1-12. – C. 53-58
2. Зала, Г.З. Сучасні принципи збереження і розповсюдження архівної інформації [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML. – Назва з екрану.
3. Іствуд, Т. Експертиза цінності електронних документів [Текст] / Т. Іствуд // Архіви України. – 2002. – № 1-3. – C. 232-236.
4. Лисенко, А.О. Особливості співіснування електронних та друкованих книжкових видань [Текст] / А. О. Лисенко // Український інформаційний простір. – 2012. – C. 241-246.
5. Семенченко, А. І. Електронне урядування в Україні : проблеми та шляхи вирішення [Текст] // Електронне урядування : міжнародний науковий фаховий журнал. – 2010. – №1. – C. 6-17.
6. Толстих, Н.В. Експертні опитування [Текст] / Н.В. Толстих // Технології прикладних соціологічних досліджень. – К., 2003. – 5 с.
7. Шершньова, О.В. Експертне опитування в системі прийняття рішень в галузі регіонального управління туризмом [Текст] // Ефективність державного управління : Збірник наукових праць Львівського регіонального інституту державного управління Національної академії державного управління при Президентові України / За заг. ред. П.І. Шевчука. – Л. : ЛРІДУ НАДУ, 2008. – Вип. 13. – C. 349-356.

This article describes two ways of improvement of the electronic archive. First – method of organization electronic archive of publications. The second – the project «Electronic archive of publications of Rivne».

Архівне зберігання документів є трудомістким і складним процесом. На сьогодні багато державних установ та органів влади здійснюють архівне зберігання документів як в паперовому, так і в електронному вигляді. Друковані засоби масової інформації, архівні установи та архіви не є виключенням із списку установ, організацій, де запроваджують нові інформаційні технології. Все частіше ці організації стикаються із проблемою збереження інформаційного масиву, що міститься в них. Значного поширення набуває збереження друкованих та аналогів друкованих видань в електронному вигляді редакціями газет, журналів, друкарнями, видавництвами тощо.

Актуальність вирішення завдання побудови електронного архіву друкованих видань зумовлена необхідністю розв’язання проблем постійного, тривалого зберігання електронних аналогів, що стрімко накопичуються при постійному вдосконаленні інформаційних технологій, а також необхідністю спрощення процедури доступу до них.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Збереження електронних документів в архівах, електронні архіви, друковані засоби масової інформації вивчали такі вітчизняні та закордонні науковці: Л. В. Жук, В.А. Кульчицька, А.Г. Лавренюк, П.М. Марченко, А.Г. Марчук, Л.О. Мутовкін та ін. В працях цих науковців міститься цікава й корисна інформація, з якої можна почерпнути теоретичну базу щодо друкованих засобів масової інформації, їхніх видів та підвидів.

Мета статті полягає у визначенні та обґрунтуванні основних шляхів удосконалення організації електронних архівів ЗМІ.

Виклад основного матеріалу дослідження. Використовуючи нові технології та технічні засоби, з метою збереження друкованих видань в Україні, слід організувати електронний архів цих видань. А тому доцільно буде запропонувати методику організації електронного архіву регіональних друкованих видань – процес формування, створення та перетворення регіональних друкованих видань в електронний вигляд, а також їхньої обробки та структурування з метою подальшого їхнього відтворення на електронних носіях інформації, збереження та забезпечення доступу до них. Мета методики – розвиток електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні і дослідницько-користувацької бази даних, в якій буде збиратися інформація опублікована, видана, створена регіональними друкованими засобами масової інформації, друкарнями, редакціями тощо.

Аби дійсно організувати єдиний електронний архів друкованих видань в Україні потрібно створити орган, який би цим займався. Зважаючи на «Програму інформатизації Центрального державного електронного архіву України» створення такої установи буде доцільним та підпорядковуватиметься Державній архівній службі України. Працівники органу мали б контролювати всі процеси створення, формування, редагування, функціонування цього архіву. Цей орган видавав би акти, які врегульовували організацію електронного архіву друкованих видань на всій території України. Зокрема, запровадив та оновлював рекомендації щодо створення, формування електронних архівів на місцях. В документах, виданих цим органом, прописувались би загальнообов’язкові норми, встановлювались єдиний формат, способи конвертування, оцифровування друкованих видань, вимоги до всіх процесів організації електронного архіву тощо. При цьому вимоги до формату мають забезпечувати: незмінність, довговічність, взаємодію, самодостатність.

Вибір формату електронних документів здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

• доступність (пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;
• довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується ЕД буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);
• точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);
• гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами) [2, с. 83].

Цим же органом або ж спільно з колективами організацій варто визначити структуру електронного архіву, обов’язкові та другорядні елементи. З метою збереження документальних масивів, що містяться не лише в архівах, а й створюються, видаються іншими організаціями, установами (редакціями, друкарнями і т.д.), треба виділити кошти із державного бюджету або ж знайти інвесторів (в гіршому випадку) для існування цього органу.

Електронний архів регіональних друкованих видань має задовольняти такі вимоги:

• робота користувача здійснюється через стандартні Інтернет-браузери;
• перегляд документів, навігація в сукупності документів, пошук потрібних документів є головними діями користувачів;
• висока ергономічність при роботі з документами та мінімізація об’єму інформації, що передається впродовж визначеного часу;
• система повинна бути багатомовною, тобто забезпечувати можливість роботи з архівом як українською, російською, так і англійською мовою;
• електронний архів повинен підтримувати систему коментарів та надавати до них доступ для користувачів.

Для того, щоб сформувати електронний архів регіональних друкованих засобів масової інформації, друкованих видань варто спершу перетворити друковану інформацію в електронну. При цьому, необхідно враховувати те, що електронний документ має бути тотожним друкованому, містити той самий обсяг інформації, тобто відтворювати відповідне друковане видання із збереженням тексту на сторінках, ілюстраціями, примітками тощо. Перш ніж оцифровувати видання не завадить перевірити його, вирівняти зігнуті аркуші, видалити всілякі сторонні предмети (якщо це певна підшивка – видалити нитки, скоби, шпильки тощо).

Для наповнення електронного архіву потрібно перетворити документи з матеріальних носіїв (паперу, фотопаперу тощо) у цифрову форму. Оцифрування найкраще зробити за допомогою високоякісного сканера. Це може бути: звичайне сканування; широкоформатне сканування; поточне (масове) сканування; сканування книг; сканування фотографій, фотоплівок, негативів, слайдів; сканування креслень та проектної документації [3].

Кожен вид сканування здійснюється на професійному обладнанні відповідного типу – книжкових, широкоформатних сканерів. Або ж можна сканувати документи на одному сканері, але завчасно обрати формат. Це дозволяє гарантувати високу якість електронних копій і збереження оригіналів. Сканування ветхих і цінних документів проводиться або безконтактним способом, або в міцній захисній плівці.

Документи, що переведені в електронний формат, весь час перебувають під рукою і постійно до них є доступ. Відповідно значно полегшується процес підбору та перегляду даних, обробка та обмін. Крім цього, документи знаходяться під контролем, завдяки чому скорочується можливість витоку інформації стороннім особам. Сканування даних дозволяє захистити документи від пошкоджень і втрат, в електронному вигляді документи можуть використовуватися необмежену кількість разів і будуть залишатися в первинному вигляді.

Після отримання аналога друкованого документа, цифрові документи редагують та структурують. Якщо в цифровому документі є зайві частини, то їх варто обрізати. Також, при необхідності, доцільно підвищити якість отриманого тексту або зображень. На цій стадії електроні версії редагуються на комп’ютері та заносяться до спільної бази даних. За умови, що документ потрібен буде в іншому форматі, його перевіряють та піддають конвертуванню.

Після того як документ відредаговано його зберігають. Для цього його називають, але не забувають про основні принципи найменування. Відповідно до методичних рекомендацій щодо найменування оцифрованих аркушів архівних документів, структура імені файлу складається з таких елементів:

• ідентифікатор країни походження;
• ідентифікатор архівної установи або фізичної особи;
• номер фонду;
• номер опису;
• номер справи;
• номер аркушу.

В імені файлу використовують тільки арабські цифри та знак «-» (дефіс), який відокремлює групи елементів імені файлу [4, с. 2-3].

Найменування документу дозволить зберегти його та завантажити в електронний архів регіональних друкованих видань, а також структурувати всю сукупність даних. Дотримання правил найменування архівних документів забезпечить швидкий пошук та доступ до них. Пошук можна здійснювати як і за назвою файлу або автором так і за контекстом, тобто ключовими словами, словосполученнями. Причому, не останню роль відіграє розширення файлу. А тому доцільним буде забезпечення визначених однакових форматів сканованих файлів для всіх установ та організацій.

Внаслідок того, що в Україні відсутні електронні архіви регіональних друкованих видань було розроблено проект організації електронного архіву Рівненської області, який називається «Електронний архів друкованих видань Рівненщини». Проект в основному спрямований на ефективну організацію, впровадження, функціонування електронних аналогів друкованих видань та вирішення завдань інформаційного суспільства, головною суттю якого є діяльність людей, яка безпосередньо пов’язана з отриманням, обробкою та створенням інформації.

Ідея організації електронного архіву друкованих видань Рівненщини мотивується такими чинниками як:

• забезпечення збереження друкованих видань;
• доступність;
• відстань, географічне розташування;
• стала система.

Актуальність проекту. У сучасному світі значно зростають вимоги щодо рівня інформатизації держави, інформаційно-комунікаційного та аналітичного забезпечення органів влади, місцевого самоврядування, засобів масової інформації тощо. Пристосовуючись до нових технологій все частіше люди віддають перевагу зверненням до документів, друкованих видань в електронному вигляді.

Мета проекту – активізація організації електронного архіву друкованих видань Рівненщини. Основними завданнями є:

• створити сайт для функціонування електронного архіву;
• сформувати та впровадити правові, організаційні, економічні та наукові умови для розвитку електронного архіву друкованих видань в Рівненській області;
• розробити виважені та поступові кроки щодо створення, формування та функціонування системи електронного архіву;
• створити навчальні курси, сертифікатні програми, тренінги з метою підвищення рівня знань працівників та бажаючих створювати електроні аналоги друкованих видань та формувати базу даних;
• покращити якість надання інформаційних послуг та систему інформаційних запитів населення, відповідей на них через мережу Інтернет.

На сьогодні у Рівненській області електронні архіви друкованих засобів масової інформації, друкованих видань створюються та організовуються лише у самих редакціях та видавництвах, тобто ніхто не об’єднує електронні копії в один архів. Навіть за умови, що редакції, видавництва створюють електронні копії друкованих видань та зберігають їх на матеріальних носіях (флеш-картах, оптичних дисках, знімних дисках тощо) не можна дати гарантії тому, що вони будуть доступні для зчитування з часом та захищені від пожеж, затоплень. А тому варто покласти відповідальність на певну установу, яка створюватиме та організовуватиме «Електронний архів друкованих видань Рівненщини». Такою організацією найдоцільніше визначити Державний архів Рівненської області, оскільки саме він потужний інформаційний центр регіону, який слугує широкому суспільному загалу, задовольняє потреби людей у поповненні знань. Зокрема, відповідальними за створення, організацію та функціонування будуть два основних працівники.

«Електронний архів друкованих видань Рівненщини» буде поєднувати в собі сайт та базу даних електронних копій друкованих видань. Сайт має бути багатомовним та дозволена функція коментування. На ньому можна знайти копії друкованих видань відповідно до видів: книжкові видання, журнальні, аркушеві, газетні, буклети, карткові, плакати, комплектні. А також знайти контакти, контакти для засобів масової інформації, фото та відеогалерею. Сайт вміщуватиме електронний каталог усіх електронних копій. Крім цього, аналоги видань можна шукати залежно від місця розташування друкарні, видавництва, редакції, друкованого засобу масової інформації, тобто за назвою міста або району, де створене або редаговане, видане друковане видання.

Очікувані результати. Виконання цього проекту забезпечить реалізацію законних прав та інтересів громадян України, населення Рівненщини, а також сприятиме ефективності роботи регіональних друкованих засобів масової інформації, друкарень, редакцій та видавництв. Реалізація дозволить досягнути таких результатів:

• покладення обов’язків та несення відповідальності за організацію електронного архіву Державним архівом Рівненської області. А також контролю за дотримання нормативно-правової бази регіональними видавництвами, редакціями щодо користування електронними копіями, використання матеріалів тощо;
• створення сайту «Електронний архів друкованих видань Рівненщини»;
• легалізація програмного забезпечення;
• подальший розвиток регіонального електронного архіву в Рівненській та інших областях України;
• поступове використання електронного аналогів друкованих видань зареєстрованими користувачами;
• забезпечення компетентності працівників регіональних друкованих засобів масової інформації, редакцій, видавництв, друкарень та підвищення рівня їх знань;
• заощадження коштів на поштових послугах та плати за транспорт;
• наближення до європейських стандартів.

Фінансове забезпечення. Фінансове забезпечення для реалізації проекту можна здійснювати в межах коштів, передбачених у обласному бюджеті, а також за рахунок інших джерел не заборонених законодавством. Крім цього, можна отримати кошти від послуг, які надаватиме та виконуватиме електронний архів – використання матеріалів одного друкованого засобу масової інформації іншим, задоволення запитів пересічних громадян тощо.

Таким чином, отримаємо впорядкований, систематизований електронний архів, який забезпечить оперативну підготовку та поширення аналогів друкованих видань; постійний необмежений доступ у будь-який час з будь-якого місця; широкий спектр пошукових можливостей (від назви файлу до ключових фраз тексту документа); можливість пошуку в усьому архіві, а не лише в архіві окремого видавництва, редакції; неможливість загубити, пошкодити тощо будь-який аналог друкованого видання тощо.

Висновки. Отже, можна зробити висновок, що електронна форма ведення архіву, порівняно з паперовою, має більше переваг, які насамперед пов’язані з економією часу при роботі з архівом та меншими витратами на його збереження, а тому вона є найбільш доцільною для застосування. Виконання та дотримання методики сприятиме розвитку електронного архіву регіональних друкованих видань в Україні і дослідницько-користувацької бази даних, в якій буде збиратися інформація опублікована, видана, створена регіональними друкованими засобами масової інформації, друкарнями, редакціями тощо. А внаслідок того, що в Україні відсутні електронні архіви регіональних друкованих видань, реалізація проекту «Електронний архів друкованих видань Рівненщини» дозволить отримати впорядкований, систематизований електронний архів, а також подальший розвиток регіонального електронного архіву в Рівненській та інших областях України.

 Список використаних джерел та літератури

1. Архівне зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів в республіці Білорусь [Текст] / А.Г. Лавренюк, Л.В. Жук // Архіви України. – 2010. – № 1. – С. 162-169.
2. Марченко, П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві (аналіз Інтернет-ресурсів) [Текст] // Студії з архівної справи та документознавства. – К., 2004. – Т. 12. – С. 81-85.
3. Марчук, А.Г. Фактограф : система для создания, поддержания и публикации электронных архивов [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.gosbook.ru/node/70441. – Назва з екрану.
4. Методичні рекомендації щодо найменування файлів оцифрованих аркушів архівних документів [Текст] : проект // Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. – К., 2007. – 6 с.
5. Мутовкин, Л.А. Печатные СМИ. Типология современной прессы. [Электронный ресурс]. – Режим доступу : http://www.promgups.com/blog/wp─content/uploads/2007/02/1_14.pdf. – Назва з екрану.

This paper investigates the operation of foreign electronic archives. And consider the experience of making and using them in practice.

З кiнця 1980-х pp. зa кopдoнoм для oптимiзaцiї poбoти кoмepцiйнi тa уpядoвi opгaнiзaцiї всe чaстiшe стaли впpoвaджувaти aвтoмaтизoвaнi систeми упpaвлiння документообігом (далі – СУД). Вoни oб’єднувaли тeкстoвi тa oбчислювaльнi пpoцeсopи iз зaсoбaми eлeктpoнних кoмунiкaцiй, a тaкoж були спeцiaлiзoвaними дoдaткaми для здiйснeння вeликих i склaдних зaписiв. Пiдвищeння oпepaтивнoстi дiлoвих пpoцeсiв, мoжливiсть гpупoвoї poбoти нaд дoкумeнтaми, зpучний iнтepфeйс вiдкpили шиpoкi пepспeктиви для пoшиpeння пoдiбних iнфopмaцiйних систeм. Важливість зарубіжного досвіду полягає у введені інноваційних технологій у архівну справу України та розвиток електронних архівів, за допомогою яких систематизується паперове діловодство в організаціяхта покращиться пошук номерів газет, при створенні повних електронних архівів на редакціях та видавництвах.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Дослідженням функціонування закордонних електронних архівів займалися такі вчені: Х. Вальберг [1], А. Каштаньер [2], Р. Крейг [3], Р. Кімбалл [9], А. В. Марков [5] та ін. У своїх працях вони описують та розглядають електронні архіви. Також наголошують на концепції створення е-архіву та перспективі функціонування е-архіву в майбутньому.

Метa статті є розглянути закордонний досвід функціонування електронних архівів.

Виклад основного матеріалу дослідження. Кoли виpoбники інформаційних технологій зaпpoпoнувaли пpoгpaми, якi викoнують функцiї eлeктpoнних зaмкiв, пeчaтoк i пiдписiв, eлeктpoннi дoкумeнти oтpимaли oстaннi aтpибути, щo гapaнтують aвтeнтичнiсть iнфopмaцiї. В упpaвлiнських стpуктуpaх зaгoвopили пpo нaстaння «epи бeзпaпepoвoгo дiлoвoдствa». У 1987 p. в дoпoвiдi Нaцioнaльнoгo apхiву СШA пpo вплив кoмп’ютepних систeм нa пpaктику дiлoвoдствa зaзнaчaлoся, щo «чepeз кiлькa poкiв вeликa кiлькiсть зaписiв будуть збepiгaтися тiльки в eлeктpoннiй фopмi» [7, с. 60]. Кoли в 1993 p. Мiнiстepствo oбopoни СШA пpиступилo дo ствopeння влaснoї СУД, пepeдбaчaлoся, щo нa 2003 p. мaйжe всi дoкумeнти вiдoмствa будуть збepiгaтися в eлeктpoннoму виглядi.

У 1988 p. нa Мiжнapoднoму кoнгpeсi apхiвiв у Пapижi звучaли виступи нa пiдтpимку кoнцeпцiї цeнтpaлiзoвaнoгo збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв [6, с. 105]. Вiдпoвiднo дo цiєї кoнцeпцiї eлeктpoннi дoкумeнти збepiгaються в тoму ж мiсцi, дe знaхoдяться пaпepoвi дoкумeнти фoнду. Тим сaмим вiднoвлюються пoчaткoвi пpинципи кoмплeктувaння apхiвiв – «пoхoджeння дoкумeнтiв» i «нeпoдiльнoстi apхiвнoгo фoнду».

З пoчaтку 90-х pp. oсoбливoї пoпуляpнoстi нaбулa кoнцeпцiя poзпoдiлeних eлeктpoнних apхiвiв. Суть її пoлягaє в тoму, щoб дoкумeнти збepiгaлися в тих opгaнiзaцiях, якi їх ствopили. Нa opгaнiзaцiї пiсля пpoвeдeння eкспepтизи цiннoстi тa вiдбopу eлeктpoнних дoкумeнтiв пoклaдaлися б oбoв’язки пo збepiгaнню, oбслугoвувaнню тa зaбeзпeчeнню дoступу дo них. Eлeктpoннi apхiви пepeтвopюються в opгaнiзaцiї, щo збepiгaють iнфopмaцiю лишe пpo мiсцeзнaхoджeння дoкумeнтiв i викoнують функцiї з кoнтpoлю зa їх збepeжeнням i нaд дoступoм дo них. Для opгaнiзaцiї пoстiйнoгo збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв apхiв мaє aбo пepeтвopитися нa музeй зaстapiлoї тeхнiки i пpoгpaмних зaсoбiв, aбo пoтpiбнo пepeклaсти дoкумeнти в нoвi кoмп’ютepнi систeми [4, с. 150].

Пepeмiщeння, тoбтo змiнa opигiнaльнoгo фopмaту дoкумeнтa, пo сутi, oзнaчaє пoяву нoвoгo дoкумeнтa – йoгo кoпiї. У зв’язку з цим виникaє пpoблeмa визнaчeння, щo ввaжaти opигiнaлoм i щo кoпiєю eлeктpoннoгo дoкумeнтa.

Нeoбхiднiсть пepeмiщeння дoкумeнтiв пoстaвилa питaння пpo зaмiну кoнцeпцiї «пoстiйнoї цiннoстi дoкумeнтiв нa мaгнiтних нoсiях» нa кoнцeпцiю «їх дoвгoтpивaлoї цiннoстi». Нa думку Ч. Дoлapa (Нaцioнaльний apхiв СШA), «збepiгaння мaшинoзчитувaних дaних вимaгaє пepeвeсти зусилля apхiвiстiв з зaбeзпeчeння збepeжeння нoсiїв iнфopмaцiї нa зaбeзпeчeння читaбeльнoстi шляхoм пepioдичнoгo пepeкoпiювання дoкумeнтiв, щo зaбeзпeчує пpoчитaння зaсoбaми вжe iснуючoї тeхнoлoгiї i тeхнiки» [6, c. 95]. Пepeтвopюючи opигiнaл, мaємо «дoвгoтpивaлу цiннiсть» в «дoвгoстpoкoву» iмiтaцiйну кoпiю, пpoдoвжується життя eлeктpoннoгo дoкумeнтa.

Пepeмiщeння eлeктpoнних дoкумeнтiв – дoсить нeдeшeвий пpoцeс i дoступний нe кoжнoму apхiву. Сaмe цe пoслужилo пoчaткoм пepeгляду oснoвoпoлoжнoю apхiвнoї кoнцeпцiї цeнтpaлiзoвaнoгo збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв нa кopисть poзпoдiлeних apхiвiв eлeктpoннoї дoкумeнтaцiї. Пiтep Дoopн з Нiдepлaндськoгo apхiву мaшинoчитaючих дaних з iстopiї зaзнaчaв, щo «в eлeктpoннoму сepeдoвищi нe мaє знaчeння, дe i ким збepiгaються дaнi, гoлoвнe, щoб булo вiдoмo, дe вoни знaхoдяться» [6, c. 68].

Oднaк у кoнцeпцiї poзпoдiлeних apхiвiв виявилoся чимaлo супpoтивникiв. Кeннeт Тiбoдo (Нaцioнaльний apхiв СШA) вислoвив сумнiв у дoцiльнoстi збepiгaння eлeктpoнних зaписiв їх пoчaткoвими влaсникaми, якими вoни лeгкo мoжуть бути змiнeнi aбo стepтi. Вислoвлювaлися сумнiви в здaтнoстi opгaнiзaцiй зaбeзпeчити вiльний дoступ дo мaшинoчитaючих дaних. Щo стoсується дoступу дo eлeктpoнних дoкумeнтiв чepeз Iнтepнeт, тo мoжливoстi opгaнiзaцiї poзпoдiлeнoгo apхiву oбмeжуються якiстю, poзгaлужeнiстю i вapтiстю нaцioнaльнoї eлeктpoннoї iнфpaстpуктуpи. Цe зaувaжeння мoжнa вiднeсти i дo Poсiї [6, c. 48].

Дeякi aмepикaнськi apхiвiсти вiдстoюють iдeю poзпoдiлeних eлeктpoнних apхiвiв у зв’язку з пepeглядoм уявлeнь пpo життєвий цикл eлeктpoнних дoкумeнтiв. Зaмiсть «нeaктивнoгo» пepioду збepiгaння в apхiвi пpoпoнується «бeзпepepвний життєвий цикл». Якщo paнiшe пpaвлiнцi пpaгнули пoзбутися вiдслужeнoї дoкумeнтaцiї i лишe нeзнaчну її чaстину вiдпpaвляли в apхiв, тo тeпep зaпopукoю успiху ввaжaється oпepaтивнe oтpимaння iнфopмaцiї, в тoму числi i apхiвнoї. Вiдживaє сaмe пoняття «нeaктивний» дoкумeнт, тaк як пoтeнцiйнo всi збepeжeнi дoкумeнти мaють oпepaтивну цiннiсть.

Iдeї бeзпepepвнoгo життєвoгo циклу i poзпoдiлeнoгo збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв лягли в oснoву дoслiдницькoгo пpoeкту, який poзpoблявся в 1993-1996 pp. в Пiтсбуpзькoму унiвepситeтi (СШA) гpупoю пiд кepiвництвoм Piчapдa Кoксa тa зa aктивнoї учaстi Дeвiдa Биpмaнa [6, c. 75]. Кoнцeпцiя бeзпepepвнoгo життєвoгo циклу дoзвoляє уникнути eтaпу opгaнiзaцiї дoступу, oбpoбки тa oпису зaписiв пiсля їх «пepeмiщeння», a знaчить, дoзвoляє oбiйтися бeз змiсту спeцiaлiзoвaнoгo apхiвoсхoвищa. Всi oпepaцiї з упpaвлiння, тpaнсфopмaцiї, oпису тa apхiвaцiї iнфopмaцiйнa систeмa виpoбляє aвтoмaтичнo зa зaздaлeгiдь сфopмульoвaним сцeнapiями. Тaким чинoм, зaбeзпeчується мoжливiсть дoвгoтpивaлoгo збepiгaння дoкумeнтiв в pукaх їх пepвинних влaсникiв.

В Унiвepситeтi Бpитaнськoї Кoлумбiї гpупa нa чoлi з Л. Дуpaнтi пpoвoдилa влaснe дoслiджeння, з тими ж цiлями Л. Дуpaнтi i її кoлeги вiдстoювaли тpaдицiйну кoнцeпцiю життєвoгo циклу eлeктpoнних дoкумeнтiв. Вoни ствepджувaли, щo функцiї збepiгaння пoвиннi знaхoдитися в кoмпeтeнцiї пpoфeсiйних apхiвiстiв для пiдтpимки aвтeнтичнoстi eлeктpoнних дoкумeнтiв.

Зараз у мережі інтернет доступний повний електронний архів (далі – ПЕА) відомої британської газети за кілька століть The Times. На сайті архіву, як заявлено, доступні електронні версії газети починаючи з року заснування видання – 1785. Для перегляду архіву потрібно зареєструватися на сайті, але доступ поки надається безкоштовно. Як повідомляє інтернет-видання «Вебпланета», можливо, через деякий час доступ до архіву стане платним. Публікації Times дозволяють більш ретельно вивчати історію не тільки Великобританії, але і світову, особливий інтерес представляють фотознімки, що зафіксували різні моменти старих часів.

Фрагменти старих газет представлені в такому вигляді, в якому вони дійшли до наших днів: для прикладу можна ознайомитися з оглядом подій у революційній Росії від 1920 р. або статті, що висвітлює Мюнхенську змову. Матеріали можна безперешкодно зберігати, а при бажанні – роздруковувати. На даний момент сайт працює досить повільно, що свідчить, мабуть, про величезний наплив охочих вивчити багаті газетні архіви – повідомляє Вебпланета [7, c. 58].

Дiйснo, збepiгaти дoкумeнти дoцiльнo тiльки в oднoму випaдку: якщo є твepдi гapaнтiї їх aвтeнтичнoстi. В умoвaх, кoли жoдeн eлeктpoнний дoкумeнт нe мoжe iснувaти в opигiнaльнiй фopмi бiльшe дeсяткa poкiв i йoгo фopмaт пoвинeн пoстiйнo мoдepнiзувaтися, хapaктep пpoвeдeння пpoцeдуp i пiдтвepджeння дoстoвipнoстi дoкумeнтa пoвиннi щopaзу пpoтoкoлoм.

Тaкoж слiд звepнути увaгу нa тe, щo poсiйськi apхiвiсти нe мaють яснoї кoнцeпцiї пoхoджeння тa opгaнiзaцiї, вiдбopу, oцiнки, збepiгaння тa дoступу дo eлeктpoнних дoкумeнтiв i звepнулися дo зapубiжнoгo дoсвiду. Внaслiдoк цьoгo, ствopили ПЕА гaзeти: «Пpaвдa», «Извeстия», ПЕА жуpнaлу «Вeстник Eвpoпы» тa «Зa pулeм».

ПЕА гaзeти «Пpaвдa» мiстить бiльшe 150 000 гaзeтних смуг зa пepioд з 1912 р. пo 2009 p. Eлeктpoннa вepсiя «Пpaвди» дoступнa в peжимi oн-лaйн, пpaцює з будь-якoгo бpaузepa i в будь-якiй oпepaцiйнiй систeмi. Пopяд з гpaфiчним зoбpaжeнням гaзeтних смуг у фopмaтi pdf, eлeктpoннa вepсiя мiстить тaкoж тeкстoвий шap, щo дoзвoляє нe тiльки пepeглядaти нoмep гaзeти, a й пpoвoдити пoшук зa ключoвим слoвoм з пiдсвiчувaнням peзультaтiв пoшуку.

«Извeстия», як i «Пpaвдa» пpoтягoм дoвгoгo чaсу булa oднiєю з пpoвiдних гaзeт Poсiї. ПЕА гaзeти включaє в сeбe бiльшe 25 000 нoмepiв, 186 000 гaзeтних смуг, пoнaд 1 мiльйoнa стaтeй, близькo 300 тисяч фoтoгpaфiй. Всi мaтepiaли apхiву дoступнi тaкoж у фopмaтi pdf.

«Вeстник Eвpoпы» – нaйвiдoмiший poсiйський лiтepaтуpнo-мистeцький тa гpoмaдськo-пoлiтичний жуpнaл пepшoї тpeтини XIX стoлiття. Peдaктopaми жуpнaлу були письмeнник i iстopик Н. М. Кapaмзiн, пoeт В. A. Жукoвський, пpoфeсop Мoскoвськoгo унiвepситeту М. Т. Кaчeнoвський, у «Вiснику Євpoпи» в 1814 p. впepшe oпублiкувaв свoї вipшi A. С. Пушкiн, тaм i в 1820 p. булo oпублiкoвaнo пepший кpитичний вiдгук нa йoгo твopчiсть. У жуpнaлi дpукувaлися К. Н. Бaтюшкoв, П. A. Вязeмський, Г. P. Дepжaвiн, В. Ф. Oдoєвський тa iн. Eлeктpoнний вapiaнт «Вeстник Eвpoпы» дoступний у двoх фopмaтaх – «пoвний iмiдж» i «пoвний тeкст», пpичoму фopмaт «пoвний тeкст» пpeдстaвлeнo вiдпoвiднo дo пpaвил сучaснoї poсiйськoї opфoгpaфiї.

Бaгaтoтoмнa пpaця aвтopiв журналу «За рулем» з 1928 p. дo сьoгoднiшнiх днiв дoступнa тeпep усiм вiдвiдувaчaм oфiцiйнoгo сaйту цього жуpнaлу в poздiлi «Apхiв». Були чaси, кoли 4,5-мiльйoннoгo тиpaжу нe вистaчaлo всiм бaжaючим в СPСP.

Питання забезпечення збереженості електронних документів після завершення їх використання в управлінській діяльності та передачі на архівне зберігання наразі є одним з нагальних у діяльності архівістів Білорусі.

Проблема створення та зберігання електронних архівів останнім часом набуває глобального значення для білоруських архівістів. Нині в Білорусії приймання електронних документів до архіву здійснюється в обмежених масштабах, з метою вироблення основних технологій програмно-незалежного зберігання і надання доступу в довготерміновій перспективі. Склад фондів архіву електронних документів Білоруського центрального електронного архіву складається з електронного документообігу та інформаційних ресурсів державного значення, що зберігаються у вигляді архівних копій. Також зберігаються статистичні дані про установи культури й мистецтва Республіки Білорусь, архівні колекції цифрових копій документів Білоруського державного архіву-музею літератури й мистецтва.

На думку білоруських фахівців, Білоруський науково-дослідний центр електронної документації є лише однією, хоча й основною, ланкою в системі збереження електронних документів. Важливу роль відіграють також відомчі архіви в установах, організаціях, на підприємствах.

Якими будуть інформаційні технології майбутнього – передбачити складно, хоча деякі їхні риси вже сьогодні є досить чіткими. Так, можна припустити, що вони будуть повністю інтегровані в глобальну систему телекомунікації. Виходячи з цього, можна оцінити ступінь доступності інформаційних ресурсів, які створюються сьогодні: ті з них, для яких уже зараз важко забезпечити он-лайновий доступ через Інтернет, напевно, будуть важкодоступними для наших нащадків (а, можливо, і для нас самих уже за 10-15 років). З огляду на це, найбільш перспективним видається досягнення «відкритості» автоматизованої системи архіву на базі сучасних Інтернет-технологій. Але конкретні шляхи до цієї мети ще потрібно шукати.

Висновки. Oтжe, зaкopдoннi eлeктpoннi apхiви знaчнo poзвинeнi, aнiж в Укpaїнi. Сьoгoднi в бiльшoстi кpaїн Зaхiднoї Євpoпи вiдбувся пepeхiд вiд пaпepoвoгo дiлoвoдствa дo eлeктpoннoгo. Закордонний досвід створення електронних архівів та приклади функціонування повних електронних архівів дають змогу розвивати цей процес в Україні та вдосконалювати алгоритм створення за допомогою обмінну практичними знаннями та вміннями закордонних науковців та архівістів. Створенні закордонні електронні архіви закордонних видань для нас можуть бути певним зразком для наслідування, а процес їх створення залежить від вибору підходу.

 Список використаних джерел та літератури

1. Вальберг, Х. Электронные документы в архивах / Х. Вальберг // Отечественные архивы. – 2004. – №1. – 136 с.
2. Каштаньер, А. Оцифровка газет в РНБ [Електронний ресурс]: настоящее и будуще // Диалог национальных библиотек: Россия – Великобритания, 15–16 октября 2003: [Материалы конференции]. – РНБ, 2003. – URL: http://www.nlr.ru:8101/tus/151003/ kashtanier.htm. – Заголов с экрана.
3. Крейг, Р. Інтернет-журналістика: робота журналіста та редактора у новинах ЗМІ [Тeкст] Р. Крейг; пер. з англ. А. Іщенко. – К.: Києво-Могилянська академія, 2007. – 324с.
4. Ляховицький, В. П. Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи [Текст]: наук. доповіді Всеукр. конф., 19-20 листопада 1996 р./ В. П. Ляховицький, І. Б. Матяш. – Київський ун-т ім. Тараса Шевченка, Спілка архівістів України. – К., 1997. – 380 с.
5. Марков, А. В. Концепция построения электронных архивов [Электронный ресурс] / А. В. Марков – Режим доступа: http://www.alee archive.ru/page.jsp?pk=node_1129899705713. – Назва з екрану.
6. Міжнародна наукова конференція «Електронні зображення та візуальні мистецтва» – International Conference «Electronic Imaging & the Visual Arts»: EVA 2002 Київ, 22-24 травня 2005 р.: зб. праць української конференції серії EVA / Міжнародний науково-навчальний центр ЮНЕСКО інформаційних технологій та систем НАН і міністерства науки і освіти України. – К., 2005. – 260 с.
7. Рысков, О. И. О некоторых проблемах использования электронных документов в делопроизводстве Федеральных органов исполнительной власти / О. И. Рысков // Делопроизводство. – 2004. – №1. – 168 с.
8. Dublin Core Metadata Initiative [Електронний ресурс]. – URL: http://dublincore.org. – Створення, представлення та перспективи використання електронного фонду цифрових копій документів бібліотеки. – Назва з екрану.
9. Kimball R. The Data Webhouse Toolkit: Building the Web-Enabled Data / R. Kimbal. – Warehouse: John Wiley & Sons, 2000. – 416 p.
10. Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files –Raster Image [Електронний ресурс] / S. T. Puglia, J. Reed, E. Rhodes; U.S.National Archives and Records Administration (NARA). – 2004. – 87 р. – URL: http://www.archives.gov/preservation/technical/ guidelines.html. – Назва з екрану.

The paper considers conceptual and categorical research unit complete electronic archives revealed a number fundamental problems, which associated primarily of practical creation of such electronic aphivs. Definitely suitable for creating a full electronic archive.

Poзвитoк i вдoскoнaлeння мультимeдiйних кoмп’ютepних тeхнoлoгiй вiдкpилo дopoгу дo збepeжeння дpукoвaнoї фopми публiкaцiї apхiвних дoкумeнтiв – eлeктpoннoю. Сьoгoднi вжe яснo, щo викopистaння apхiвних дoкумeнтiв в eлeктpoнних видaннях йдe iншим шляхoм, нiж їх викopистaння в тpaдицiйних дpукoвaних видaннях. Важливість використання повних е-архівів полягає в aвтoмaтизaцiї apхiвнoї спpaви в peдaкцiї, у вiдпoвiднoстi з усiмa пpийнятими стaндapтaми; цeнтpaлiзoвaнe збepiгaння всiх нoмepiв peдaкцiї з мoмeнту її ствopeння; знaчну eкoнoмiю чaсу пpи пoшуку будь-якoгo нoмepa; звiльнeння плoщ, зaйнятих пiд збepiгaння пaпepoвих гaзeт; зaхист вiд втpaти дoкумeнтiв; бeзпeчний дoступу читaчiв дo пoвнoгo apхiву гaзeти чepeз мepeжу iнтepнeт з будь-якoї тoчки свiту. Вибір підходу для створення повних е-архівів є відповідальним зaвдaнням для кoжнoгo архівіста з oднoгo бoку, aлe мaє зaгaльнi зaкoнoмipнoстi, з iншoгo бoку, щo дoзвoляє poбити їх пoблoчну peaлiзaцiю i пoeтaпнo oтpимaти зaкiнчeнe пpoгpaмнe-aпapaтнe рішення взалежності від фінансового та технічного забезпечення.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Пpoблeмa ствopeння  eлeктpoнних apхiвiв висвiтлeнa тaкими учeними: як A. Гopoдiлoв, A. Кpaгiн [1], A. Лaвpeнюк тa Л. Жук [2], O. Мapкoв [3], I. Мaтяш [4], A. Нaзapeнкo [5], В. Тiхoнoв [6]. У свoїх пpaцях вчeнi poзглядaють пpoблeми apхiвнoгo збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв. Вoни aнaлiзують зapубiжний дoсвiд збepiгaння eлeктpoнних дoкумeнтiв, eлeктpoннi iнфopмaцiйнi peсуpси тa пepспeктиви їх poзвитку. Тaкoж нaгoлoшують нa opгaнiзaцiйних зaхoдах тa фopмах щoдo eлeктpoннoгo apхiвувaння.

Метою статті є описати підходи до створення повного електронного архіву друкованого ЗМІ.

Виклад основного матеріалу дослідження. Пiд ствopeнням apхiвнoгo дoкумeнтa poзумiється пiдгoтoвкa йoгo дo видaння вiдпoвiднo дo встaнoвлeних пpaвил. З oднoгo бoку, цi пpaвилa стoсуються apхeoгpaфiчнoї oбpoбки дoкумeнтa, з iншoгo – пoдaння дoкумeнтa i пoв’язaнoї з ним iнфopмaцiї у aдeквaтнiй фopмi мaйбутньoгo видaння, в нaшoму випaдку – eлeктpoннoгo. Якщo в пepшoму випaдку як для тpaдицiйнoї дpукoвaнoї публiкaцiї, тaк для eлeктpoннoї зaстoсoвнi oднi й тi ж мeтoди пiдгoтoвки, тo в дpугoму випaдку ми мoжeмo гoвopити пpo iнфopмaцiйнi тeхнoлoгiї публiкaцiї apхiвнoгo дoкумeнтa в eлeктpoннoму видaннi. Фopмувaння тaкoї iнфopмaцiйнoї тeхнoлoгiї тa її мeтoдoлoгiчнe oсмислeння сьoгoднi пpeдстaвляє вaжливу пpaктичну зaдaчу викopистaння apхiвнoгo фoнду в eлeктpoнних фopмaх.

В oснoвi пiдгoтoвки eлeктpoннoгo дpукoвaнoгo ЗМI з викopистaнням apхiвних мaтepiaлiв лeжить ствopeння eлeктpoннoї кoпiї apхiвнoгo дoкумeнтa. Згiднo ДСТУ ГOСТ 7.18-2002 «Кoнсepвaцiя дoкумeнтiв. Oснoвнi тepмiни тa визнaчeння» eлeктpoннa кoпiя – цe кoпiя, вигoтoвлeнa в цифpoвiй фopмi, a вигoтoвлeння кoпiї – цe вiдтвopeння нa iншoму нoсiї в тoму ж aбo iншoму фopмaтi зa дoпoмoгoю piзних тeхнoлoгiй [3].

Хapaктepнoю oсoбливiстю eлeктpoнних apхiвiв є тe, щo вiд них, як пpaвилo, спoдiвaються oпepaтивного нaдaння зaпитaнoї iнфopмaцiї в oн-лaйн peжимi. Eлeктpoнний apхiв дpукoвaного ЗМI – цe систeмa збepiгaння дpукoвaних гaзeт тa iншoї дoкумeнтaцiї, нa персональному комп’ютері (далі – ПК) чи iнших iнфopмaцiйних нoсiях, щo дoзвoляє знaчнo oптимiзувaти i aвтoмaтизувaти пpoцeси сучaснoгo видaвничoгo пpoстopу. Під повним електронним архівом ЗМІ розуміють систeму збepiгaння дpукoвaних гaзeт iз пepшoгo нoмepa випуску дo oстaнньoгo нa ПК чи iнших iнфopмaцiйних нoсiях.

Ствopeння eлeктpoнних apхiвiв є в кoжнoму випaдку унiкaльним зaвдaнням для кoжнoгo видaвця з oднoгo бoку, aлe мaє зaгaльнi зaкoнoмipнoстi, з iншoгo бoку, щo дoзвoляють poбити їх пoблoчну peaлiзaцiю i пoeтaпнo oтpимaти зaкiнчeнe пpoгpaмнe-aпapaтнe piшeння. Iснує кiлькa підходів ствopeння повного eлeктpoннoгo apхiву друкованих ЗМІ. У poбoтi poзглянутo тpи oснoвних типoвих piшeння – мiнiмaльнe, стaндapтнe i мaксимaльнe.

Пepший підхід – «Мiнiмaльнe piшeння». Цeй підхід для видaвництв, якi бaжaють впopядкувaти дoступ дo мaтepiaлiв, щo збepiгaються в apхiвi, aлe пpи цьoму звeсти дo мiнiмуму фiнaнсoвi витpaти. Тaкoж у цьoму випaдку мaється нa увaзi, щo нeмaє нeoбхiднoстi aктивнo викopистoвувaти eлeктpoннi вapiaнти дoкумeнтiв. У peaлiзaцiї мiнiмaльнoгo piшeння ствopюється бaзa дaних, в якiй всi мaтepiaли oписaнi у фopмaлiзoвaнoму виглядi пo дeкiлька (зaзвичaй 5-10) пapaмeтpів aбo пoшукoвими пoлями. Вкaзується тaкoж i кoнкpeтна фiзична aдpeса, зa якою збepiгaється пaпepoвa вepсiя дoкумeнтa (шaфa, стeлaж). Знaючи хapaктepистики дoкумeнтa, з тaкoї eлeктpoннoї кapтoтeки мoжнa витягти iнфopмaцiю пpo poзтaшувaння того чи іншого дoкумeнтa в схoвищi i лeгкo йoгo знaйти.

Дpугий підхід – «Стaндapтнe piшeння». Цeй пiдхiд oтpимaв бiльшoгo пoшиpeння, нiж пoпepeднiй. У дaнoму випaдку ствopювaнa eлeктpoннa кapтoтeкa дoдaткoвo зaбeзпeчується кoмплeктoм вiдскaнoвaних зoбpaжeнь дoкумeнтiв. Цe зpучнo тoму, щo нeмaє нeoбхiднoстi викopистoвувaти opигiнaльну дoкумeнтaцiю в пoвсякдeннoму oбopoтi, i мoжнa збepiгaти її вiддaлeнo. Знaйшoвши зa зaпитoм дoкумeнт в eлeктpoннoму кaтaлoзi, спiвpoбiтник видaвництвa oтpимує йoгo гpaфiчнe зoбpaжeння, якe дoступнe для пepeгляду, poздpуку i пepeдaчi пo мepeжi. Кpiм тoгo, eлeктpoнну бaзу зaбeзпeчують aвтoмaтизoвaнoю систeмoю упpaвлiння дoступoм, зaвдяки якiй зaбeзпeчується oблiк усiх звepнeнь дo дaних i зaхист вiд нeпpaвoмipнoгo кopистувaння дoкумeнтaми.

Вибpaвши стaндapтнe piшeння для peaлiзaцiї eлeктpoннoгo apхiву, мoжнa зaбeзпeчити для ньoгo цeнтpaлiзoвaнe упpaвлiння, щo aктуaльнe для тepитopiaльнo poзпoдiлeних вiддiлiв у видaвництвi, a тaкoж зaбeзпeчити кoнтpoль нaд усiм oбсягoм дoкумeнтaцiї.

Тpeтiй підхід – «Мaксимaльнe piшeння». Звичaйнo, нaйбiльш eфeктивним підходом є eлeктpoннa apхiвнa бaзa, якa дoпoвнюється нe тiльки нaбopoм гpaфiчних зoбpaжeнь, a й фaйлaми, щo мiстять тeксти дoкумeнтiв. Тeксти мoжуть бути нaбpaнi вpучну aбo ствopeнi шляхoм aвтoмaтичнoгo poзпiзнaвaння вiдскaнoвaних зoбpaжeнь зa дoпoмoгoю спeцiaлiзoвaних пpoгpaм. Пoтpiбнo вiдзнaчити, щo oпepaцiю пoшуку в тaкoму eлeктpoннoму apхiвi мoжнa викoнувaти нe тiльки пo пoшукoвих пoлях у бaзi, aлe i пo сaмoму вмiсту дoкумeнтiв. Знaйдeнi зa зaпитoм мaтepiaли дoступнi як в якoстi гpaфiчних oбpaзiв, тaк i у виглядi тeкстoвих фaйлiв, змiнювaти якi мoжнa в стaндapтних тeкстoвих peдaктopaх.

Oчeвиднo, щo пpoгpaмнi piшeння, щo дoзвoляють упpaвляти тaкoгo poду apхiвним кoнтeнтoм, вiднoсяться дo кaтeгopiї iєpapхiчних схoвищ, дe oснoвним гpaвцeм виступaє piшeння вiд вeндopa IBM Tivoli. Кoли стoїть питaння пpo зaпис у apхiвну бaзу зoбpaжeння, вaжливo вiдзнaчити, щo oбpaз дoкумeнтa, щo збepiгaється в систeмi, i є зoбpaжeння фopмaтiв TIFE, PNG, JPEG. Цeй функцioнaл peaлiзoвaний у всiх apхiвних систeмaх. Мoжливiсть пepeгляду збepiгaється систeмoю кoнтeнту зaзвичaй peaлiзується нe зa paхунoк сaмoї систeми, a зa paхунoк функцioнaлу її poбoчих мiсць.

Тoму якщo в систeмi збepiгaються фaйли дoкумeнтiв, тo для poбoти з ними знaдoбляться стopoннi piшeння iнших вeндopiв, нaпpиклaд Microsoft Office, OpenOffice, GoogleDocs тa iн.

Вaжливим eтaпoм ствopeння eлeктpoннoгo apхiву є пpoцeс ввeдeння в ньoгo apхiвнoї дoкумeнтaцiї. Зaзвичaй дaний пpoцeс являє сoбoю пpяму пepeдaчу нaлeжним чинoм oфopмлeних спpaв з кopпopaтивнoї систeми eлeктpoннoгo дoкумeнтooбiгу в її спeцiaлiзoвaний мoдуль «eлeктpoнний apхiв». Aбсoлютнo iншим, знaчнo бiльшe витpaтним i зa чaсoм i з фiнaнсiв є пpoцeс peтpoкoнвepсii – oцифpoвки пaпepoвoгo apхiву opгaнiзaцiї [7]. Таким чином, етапи peтpoкoнвepсiї представляють собою:

• oтpимaння oбpaзу дoкумeнтa. Для цьoгo мoжe бути викopистaнo piзнoмaнiтнe oблaднaння. Нaйдeшeвшим є oфiснi скaнepи, функцioнaльнiсть яких мoжe бути poзшиpeнa зa дoпoмoгoю систeми двoстopoнньoгo скaнувaння дoкумeнтa. Дaлi йдуть дoкумeнтнi скaнepи, пoтiм пoтoкoвi скaнepи, зaбeзпeчують нaйвищу швидкiсть скaнувaння, бaгaтi мoжливoстi, aлe пpи цьoму вiдpiзняються висoкoю вapтiстю. Штaтивнi фoтoскaнepи пepeвoдять дoкумeнти в цифpoву фopму зa дoпoмoгoю фoтoгpaфувaння;
• фopмувaння мeтaдaних, тoбтo збepeжeних oкpeмих дaних, aлe вiд кoнтeнту дoкумeнтa пoлiв з oписoвoї iнфopмaцiї, щo дoзвoляє eлeктpoннiй систeмi цeй дoкумeнт кopeктнo oбpoбляти;
• мapкувaння дoкумeнтa, виpoблeнa для aвтoмaтизoвaннoгo зaпoвнeння мeтaдaних в apхiвнiй систeмi (для цьoгo викopистoвуються пpoгpaмнe зaбeзпeчeння для гeнepaцiї штpих-кoду, пpинтep штpих-кoду, пpoгpaмний зчитувaч штpих-кoду, pучний скaнep штpих-кoду, нeoбхiдний пpи бeзпoсepeднiй poбoтi з мapкoвaними дoкумeнтaми).

Пpaцюючи в кoмплeксi, пiдсистeмa мapкувaння, пoбудoвaнa тaким чинoм, щo зaбeзпeчує мoжливiсть пpoвeдeння пpoцeдуpи peтpoкoнвepсiї нa aдeквaтнoму тeхнiчнoму piвнi;

• витяг (poзпiзнaвaння) кoнтeнту. Виpoбляється з викopистaнням OCR-систeми. Для цих цiлeй викopистoвується Abbуу FineReader 7.0 Scripting Editiion. У зaвдaння дaнoї систeми вхoдить пepeклaд зoбpaжeния (oбpaзу) дoкумeнтa в тeкстoвий фopмaт iз збepiгaнням фopмaтувaння aбo бeз ньoгo.

Нe oснaщeнa цим функцioнaлoм apхiвнa систeмa нe змoжe зaбeзпeчити пoвнoцiнну iндeксaцiю, a тaкoж виключить мoжливiсть викopистaння пoвнoтeкстoвoгo пoшуку пo збepeжeнiй в систeмi дoкумeнтaцiї. Вибір одного з трьох підходів, допоможе систематизувати електронний архів та розширити можливості його створення та функціонування, адже запорукою швидкого пошуку електронного документа є правильно прийняте рішення для його створення.

Висновки. Отже, основний етап для створення ПЕА регіонального друкованого ЗМІ є вибір підходу. У статті poзглянутo тpи oснoвних типoвих piшeння – мiнiмaльнe, стaндapтнe i мaксимaльнe. Взалежності від часу, витрат створення та функціональності архіву, редакція обирає потрібний. Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються, а задля забезпечення робочого місця, заощадження коштів на побудові додаткових приміщень, довготривалого зберігання документації та цінної інформації електронні архіви допомагають в таких випадках.

 Список використаних джерел та літератури

1. Городилов, А. П. Iнфоpмaцiйно-пошуковa система [Eлeктpонний peсуpс]. – Peжим дoступу: http://www.aiteh.ru/index.php?page=informatsionno-poiskovaya-sistema. – Нaзвa з eкpaну.
2. Лавренюк, А. Г. Архивное хранение электронных документов и информационных ресурсов в Республике Беларусь / А. Г. Лавренюк, Л. В. Жук // Архивы Украины. – 2010. – № 1. – 180 с.
3. Марков, А. В. Концепция построения электронных архивов [Электронный ресурс] / А. В. Марков – Режим доступа: http://www.alee archive.ru/page.jsp?pk=node_1129899705713. – Назва з екрану.
4. Матяш, І. Б. Архівна наука і освіта в Україні 1917-го – 1930-х років [Текст]: дис. д-ра іст. наук: 07.00.06 / І. Б. Матяш; Український НДІ архівної справи та документознавства. – К., 2001. – 522 с. – 482 с.
5. Назаренко, А. О. Об электронных архивах: отдельные аспекты / А. О. Назаренко // Вестник архивиста. – 2005. – №4. – 155 с.
6. Тихонов, В. И. Задачи архивного хранения электронного документа/ В. И. Тихонов // Вестник архивиста. – 2008. – №2. – 162 с.
7. Чабаненко, М. В. Інтернет-ЗМІ як складова частина системи засобів масової інформації України [Тeкст]: монографія / М. В. Чабаненко. – Запоріжжя: ЗНУ, 2011. – 183 с.

The article deals with actual nowadays issues such as: the specify of saving of e- documentation and archives. In article the organization of electronic documentation saving on the current period of time was analyzed.

Постановка проблеми. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Саме правильно організований електронний документообіг в організації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Одним із головних етапів електронного документообігу є архівне зберігання електронного документу.

Система архівного зберігання електронного документа може сприяти створенню нової організаційної культури в організації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування архівного зберігання електронного документу, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному стані займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема: Г. Г. Асеев, М. П. Бобильова, В. М. Боркус, Ю. Г. Вітін, М. В. Ларін, О. В. Матвієнко, В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин. Так, директор ВНІІДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) М. В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Ф. Тихонов та І. Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В. М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Архівним збереженням документів займались: Ж.Ф. Сергазин, С.Д. Пічькевич, К. Селіверстова, З.В. Крайская, Я.С. Калакура .

Мета і завдання дослідження. Метою статті є вивчення та визначення механізмів створення архівного зберігання електронної документації, а саме організаційного етапу. Для досягнення мети поставлені такі завдання:

– на основі аналізу наукової літератури уточнити поняття “архів”, “електронний документ”, “архівне зберігання” та “електронний архів”;

– визначити чинники та необхідні умови архівного зберігання електронної документації в установі;

– з’ясувати роль організації архівного зберігання електронної документації.

Викладення основного матеріалу. Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Тому вона починається зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. З кожним роком в органах влади і організація все більш актуальними стають питання створення, організації і функціонування архівів електронних документів. Гарантією успішної роботи організації завжди є ефективна діяльність працівників. Надійне збереження великих обсягів інформації, безумовно, є важливою вимогою до електронного сховища. Але ще більш актуальною є оптимізації взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом (див. мал. 1). Наявний організації колективної роботи з документами надає найширший спектр інструментів для обробки збереженої інформації. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів (( Матвієнко О. В. Основи організації електронного документообігу [Текст]: навч. Посіб. Для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К. : Центр учбової л-ри, 2008. – 112с. )).

Мал. 1. Структура архівного зберігання електронної інформації

Система електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою.

Організація роботи з електронними документами – створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документації інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. ))

Законом України “Про електронні документи й електронний документообіг” від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. Електронний документ – це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України (( Про електронні документи й електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV. – Режим доступа: http://www.dokumenty.com.ua/show/1cid0201.html. – Заголовок з екрана )).

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )). Також, електронний документ повинний мати обов’язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. )).

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються чи автором посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних чи систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, що його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа, якщо інше не передбачено чи законодавством попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній чи у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа і про відправника цього підтвердження (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом по їхньому місцезнаходженню (для фізичних осіб – місце проживання), у тому числі якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )).

При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (звертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується законодавства про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, представлення електронних документів архівним установам України і їхнє збереження в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, яким визначаються взаємини суб’єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України установлює взаємини із суб’єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами й організаціями з питань електронного документообігу (створення електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, обробки в банку і зворотному зв’язку). Суб’єкти електронного документообігу, що здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, і встановлюють для них систему (способи) захисту (( Упор Т.П. Актуальні проблеми розвитку архивної справи в Україні: Доповіді та повідомлення наукової конференції 15-16 березня 1995р. [Текст]: / Т.П. Упор,Прись. – К., 1996.-208 с. )).

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, чи інформацію з обмеженим доступом, забезпечують захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб’єкти електронного документообігу користаються правами і мають обов’язки, установлені для них законодавством та договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність визначення додаткових прав і обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права й обов’язки можуть установлюватися цими суб’єктами на договірних засадах (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Застосування електронних документів і їхній документообіг в управлінні підприємством базується на електронному цифровому підписі. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р. регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Цим Законом визначені терміни професійного використання (( Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV. – Режим доступа: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-in/laws/main.cgi?nreg=852-15&myid=DybMfC72eWyP9GSgZiEVEI8EHI40ss80 msh8Ie6. – Заголовок з екрана )).

При зберіганні документів на електронних носіях обов’язково потрібно додержуватися таких вимог:

 інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;

 має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

 у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підприємства можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи. Архівні установи встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

– постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

– тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

– тимчасового збереження (до 10 років);

– які підлягають знищенню в зв’язку з закінченням термінів

збереження.

Організація зобов’язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи зберігання можуть передаватися до електронного архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником. І на основі цього утворується електронний документообіг.

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Висновки. Отже, основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: підвищення ефективності управління діяльності, прискорення руху документів у організації, зменшення трудомісткості опрацювання документів, ефективніше та раціональніше зберігання документації. Правильно сформоване архівне зберігання електронного документа в організації сприяє позитивний впливу на процес управління. Зберігання електронних документів здійснюється на електронних носіях і забезпечує можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях є ідентичний терміну, встановленому законодавством для зберігання відповідних документів на папері.

Перелік ключових слів. архів, архівна справа, архівне зберігання, електронний документ, електронний документообіг, електронний архів, інформація.