Порівняльний аналіз систем електронного документообігу в органах місцевого самоврядування України

Поділитися Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Reddit0Pin on Pinterest0Print this page

У статті здійснено порівняльний аналіз систем електронного документообігу Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow, АСКОД, Док Проф та el-Dok. Виявлено основні проблеми систем електронного документообігу, які порівнювалися, та подано рекомендації щодо їх вирішення.
Ключові слова: електронний документообіг, система електронного документообігу, органи місцевого самоврядування.

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців та посадових осіб органів місцевого самоврядування. Проте, для якісного задоволення потреб громадян традиційні методи роботи з інформацією стають менш результативними. Виникає необхідність впровадження нової системи документаційного управління, побудованої на основі електронного документообігу. Проте, на практиці такої системи ще не впроваджено. Тому важливо порівняти системи електронного документообігу, які використовуються в органах місцевого самоврядування України, для виявлення їх основних проблем з метою удосконалення процесу впровадження електронного документообігу в органи місцевого самоврядування (далі – ОМС) України.
Аналіз останніх досліджень і публікацій. Сучасне значення електронного документообігу викликає значний науковий інтерес. Особливості, проблеми та перспективи впровадження електронного документообігу в органах місцевого самоврядування викладено в наукових працях таких сучасних вчених, як І. Двойленко, В. Корнута, В. Писаренко та ін.
Мета статті: на основі порівняльного аналізу систем електронного документообігу виявити їх основні проблеми для удосконалення процесу впровадження електронного документообігу в органи місцевого самоврядування.
Виклад основного матеріалу. Згідно зі статтею 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесiв створення, оброблення, вiдправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документiв, якi виконуються iз застосуванням перевiрки цiлiсностi та у разi необхiдностi з пiдтвердженням факту одержання таких документів [1].
Електронний документообіг здійснюється завдяки використанню систем електронного документообігу. Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функції для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів та ін. [1].
Для проведення порівняльного аналізу було обрано такі системи електронного документообігу: Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow, АСКОД, Док Проф та el-Dok. Критерієм відбору було обрано результати дослідження Центрального державного електронного архіву України щодо використання органами влади систем електронного документообігу. Згідно з ним, у 39,5% державних органів влади функціонує система електронного документообігу Megapolis. Документообіг, у 13,2% – система OPTIMA-WorkFlow, у 10,5% – АСКОД та у 5,3% – Док Проф [2].
Порівняння здійснювалось за такими характеристиками: клас СЕД, робота з документами (реєстрація документів, накладання резолюцій, контроль виконання, маршрутизація документів, централізоване сховище документів, імпорт та експорт документів, пошук документів), налаштування (підтримка операційних систем і платформ, користувацькі нагадування, інтеграція з іншим програмним забезпеченням), надійність та безпека (контроль цілісності документів, підтримка електронного цифрового підпису), додаткові можливості (автоматичне архівування документів, підтримка українського правопису, функції електронної пошти).
Порівняння систем електронного документообігу здійснено в кількісній формі. Для характеристики було використано таку систему оцінювання:
• 0 балів – можливість не реалізована;
• 0,5 балів – неповна реалізація можливості (або з допомогою додаткового програмного забезпечення);
• 1 бал – можливість повністю реалізована (табл. 1).

Таблиця 1

Порівняльна таблиця систем електронного документообігу
Рис. 3Усі системи електронного документообігу, які порівнювались належать до класу систем електронного управління документами. В усіх системах присутні можливості реєстрації документів, накладання резолюції та контролю виконання документів. Зокрема в системі Megapolis. Документообіг функції реєстраціє документів реалізовуються завдяки використанню підсистеми «Звернення громадян», а накладання резолюцій та контроль виконання документів забезпечуються через підсистему «WEB-модуль» [3]. В системі OPTIMA-WorkFlow ці функції реалізовується через розділи «Клієнт системи» та «Контроль виконання доручень» [4]. Система електронного документообігу АСКОД виконання функції реєстрації документів забезпечується модулем «Робота з документами», а накладання резолюцій та контроль виконання – модулем «Хід виконання документів» [5]. У системі Док Проф реєстрація документів та контроль за виконанням документів здійснюються в однойменних модулях, а накладання резолюції – в модулі «Рух документів» [6]. В системі el-Dok ці функції виконуються в модулі обслуговування вхідної кореспонденції (ОВхК) [7].
Маршрутизація документів повністю реалізується не у всіх СЕД, а лише в двох. В системі el-Dok ця функція частково реалізована, а в системах Megapolis. Документообіг та Док Проф зовсім не реалізовується. В системі OPTIMA-WorkFlow маршрутизація документів здійснюється з використанням модуля «Редактор маршрутних схем», а в системі АСКОД – модуля «Маршрутизація бізнес-процесів».
Централізоване сховище документів є лише в трьох системах – Megapolis. Документообіг, OPTIMA-WorkFlow та el-Dok. В інших двох воно відсутнє. Імпорт та експорт документів повністю реалізується тільки в системах OPTIMA-WorkFlow та el-Dok, в решти лише – частково. Пошук документів реалізується в усіх системах електронного документообігу завдяки використанню відповідних модулів (Megapolis. Документообіг – «WEB модуль», OPTIMA-WorkFlow – «Адміністратор системи», АСКОД – «Пошук і фільтри», Док Проф – «Контроль виконання документів», el-Dok – «ПОШУК»).
Всі системи побудовані на ОС Microsoft Windows і орієнтовані на роботу з Microsoft Windows 98, NT, 2000, XP. Можливості користувацьких нагадувань є лише в системі електронного документообігу el-Dok в модулі «ПІМ», в решти ця можливість відсутня.
В системі Megapolis. Документообіг реалізована інтеграція з платформою бізнес-аналізу Microsoft Reporting Services, яка дозволяє створювати традиційні та інтерактивні звіти, розширюючи аналітичні можливості системи, надаючи в зручному вигляді інформацію особам, які задіяні в прийнятті рішень. Reporting Services – відкрита і розширювана платформа для розробки традиційних та інтерактивних звітів, доступних через веб-браузер, офісні додатки. Reporting Services дозволяє створювати зручне представлення аналітичної інформації для прийняття рішень [3].
Система OPTIMA-WorkFlow інтегрується з такими програмами:
• Oracle Database, Microsoft SQL Server 2000/2005, IBM DB2 UDB;
• ABBYY Retrieval and Morphology Engine;
• ABBYY Fine Reader ;
• Windows CryptoAPI ;
• Business Objects Crystal Reports [4].
В системі АСКОД інтеграція з іншим програмним забезпеченням реалізується лише частково – з система «Електронна черга», яка є автономним програмним продуктом і виступає розширенням функціоналу системи АСКОД в рамках процесу надання адміністративних послуг [5]. В системах Док Проф та el Dok ця можливість відсутня.
Контроль цілісності документів повністю реалізується в системах Megapolis. Документообіг та АСКОД. В першій СЕД ця можливість забезпечується підсистемою «Адміністрування і безпека», яка призначена для гарантування надійності зберігання інформації, її актуальності та достовірності, забезпечення надійності бази даних та її готовності до роботи. В другій контроль цілісності документів забезпечує підсистема безпеки АСКОД, яка передбачає шифроване збереження даних облікових записів у базі даних, налаштування термінів дії паролів, складності паролів, захист від несанкціонованого доступу до системи, керування доступом до даних тощо. В інших СЕД можливість контролю цілісності документів реалізовується частково.
Електронний цифровий підпис підтримують системи Megapolis. Документообіг та АСКОД, в системах OPTIMA-WorkFlow та el Dok ця можливість реалізовується частково, а в системах Док Проф вона відсутня. Автоматичне архівування документів повністю реалізовують системи Megapolis. Документообіг, Док Проф та el Dok, в інших двох ця можливість реалізовується частково. Підтримка українського правопису та функції електронної пошти реалізуються в усіх СЕД.
Висновки. Отже, здійснивши порівняльний аналіз п’яти систем електронного документообігу, можна стверджувати що в них є дещо спільне, простежуються переваги і недоліки. Зокрема, недоліками системи el Dok є відсутність електронного цифрового підпису в усіх працівників органів місцевого самоврядування та інтеграції з іншим програмним забезпеченням. Недолікам системи Док Проф та АСКОД є відсутність централізованого сховища документів та користувацьких нагадувань.
Вирішити проблему з електронним цифровим підписом можна, завдяки створенню внутрішнього центру сертифікації, тоді кожен працівник органу місцевого самоврядування матиме власний цифровий підпис. Важливим є також створення централізованого сховища документів в тих системах електронного документообігу, в яких ця функція відсутня, оскільки це значно полегшить процедури пошуку та зберігання документів. Окрім цього необхідно вдосконалити процеси інтеграції СЕД з іншим програмним забезпеченням, що зробить її більш дієвою.
Отож, проаналізувавши системи Megapolis. Документообіг та OPTIMA-WorkFlow, було виявлено, що вони здатні реалізувати більше функцій порівняно з іншими трьома. Тому можна вважати, що високий ступінь використання органами влади цих систем відповідає їх функціональним можливостям.

Список використаних джерел та літератури

1. Україна. Закони. Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс] – Режим доступу : http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/852-15. – Назва з екрану.
2. Радченко, С. В. Особливості систем електронного документообігу у державних органах України [Електронний ресурс] / С. В. Радченко. – Режим доступу : archives.gov.ua›Публікації›AU_4_2013/02. – Заголовок з екрану.
3. СЭД Megapolis.Документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://intecracy.com/ru/uslugi/biznes-resheniya/e-dokumentooborot/megapolis-dokumentooborot.html. – Название с экрана.
4. OPTiMA-WorkFlow [Электронный ресурс]. – Режим доступа : http://www.docva.ru/docflow/sys_review/25.php. – Название с экрана.
5. Система електронного документообігу АСКОД [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://www.askodbuklet. – Назва з екрану.
6. Програмний комплекс «Автоматизована система діловодства «ДОК ПРОФ 2.0» [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://krashiy.com/rus/nominations2006/?nid=17&id=31678&pid=423. – Назва з екрану.
7. У Луцькій міській раді провадять електронний документообіг [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://p-p.com.ua/articles/13322. – Назва з екрану.
8. Двойленко, І. В. Вирішення типових проблем впровадження систем електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади [Електронний ресурс] / І. В. Двойленко. – Режим доступу : www.academy.gov.ua/ej/ej7/doc-pdf/dvoilenko. – Заголовок з екрану.
9. Корнута, В. А. Основи організації електронного документообігу [Текст] / В. А. Корнута. – Івано-Франківськ : ІФОЦППК, 2012. – 45 с.
10. Писаренко, В. П. Електронний документообіг в органах влади [Електронний ресурс] / В. П. Писаренко // Державне будівництво. – 2011. – № 2. – Режим доступу : http://nbuv.gov.ua/j-pdf/DeBu_2011_2_6.pdf. – Заголовок з екрану.
11. Писаренко, В. П. Упровадження електронного документування в органах державної влади та місцевого самоврядування [Електронний ресурс] / В. П. Писаренко // Публічне адміністрування : теорія та практика. – 2012. – Вип. 2. – Режим доступу : http://nbuv.gov.ua/j-pdf/Patp_2012_2_43.pdf. – Заголовок з екрану.

Поділитися Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Reddit0Pin on Pinterest0Print this page

Залишити відповідь

403 Forbidden

403 Forbidden


nginx/1.10.3

Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /usr/local/www/data-dist/naub/wp-includes/functions.php on line 3721

Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /usr/local/www/data-dist/naub/wp-includes/functions.php on line 3721