Архівне зберігання електронної документації: організаційний аспект

Поділитися Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Reddit0Pin on Pinterest0Print this page


Анотація. Стаття присвячена розгляду актуальних питань сьогодення, таких як: специфіка зберігання електронної документації та зберігання документації в електронних архівах. В статті проаналізовано організацію архівного зберігання електронної документації в сучасний період.

The article deals with actual nowadays issues such as: the specify of saving of e- documentation and archives. In article the organization of electronic documentation saving on the current period of time was analyzed.

Постановка проблеми. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Саме правильно організований електронний документообіг в організації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Одним із головних етапів електронного документообігу є архівне зберігання електронного документу.

Система архівного зберігання електронного документа може сприяти створенню нової організаційної культури в організації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування архівного зберігання електронного документу, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному стані займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема: Г. Г. Асеев, М. П. Бобильова, В. М. Боркус, Ю. Г. Вітін, М. В. Ларін, О. В. Матвієнко, В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин. Так, директор ВНІІДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) М. В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Ф. Тихонов та І. Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В. М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Архівним збереженням документів займались: Ж.Ф. Сергазин, С.Д. Пічькевич, К. Селіверстова, З.В. Крайская, Я.С. Калакура .

Мета і завдання дослідження. Метою статті є вивчення та визначення механізмів створення архівного зберігання електронної документації, а саме організаційного етапу. Для досягнення мети поставлені такі завдання:

– на основі аналізу наукової літератури уточнити поняття “архів”, “електронний документ”, “архівне зберігання” та “електронний архів”;

– визначити чинники та необхідні умови архівного зберігання електронної документації в установі;

– з’ясувати роль організації архівного зберігання електронної документації.

Викладення основного матеріалу. Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Тому вона починається зі збору, накопичення, переробки та осмислення інформації. З кожним роком в органах влади і організація все більш актуальними стають питання створення, організації і функціонування архівів електронних документів. Гарантією успішної роботи організації завжди є ефективна діяльність працівників. Надійне збереження великих обсягів інформації, безумовно, є важливою вимогою до електронного сховища. Але ще більш актуальною є оптимізації взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом (див. мал. 1). Наявний організації колективної роботи з документами надає найширший спектр інструментів для обробки збереженої інформації. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів (( Матвієнко О. В. Основи організації електронного документообігу [Текст]: навч. Посіб. Для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М.Н. Цивін. – К. : Центр учбової л-ри, 2008. – 112с. )).

Мал. 1. Структура архівного зберігання електронної інформації

Система електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою.

Організація роботи з електронними документами – створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документації інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. ))

Законом України “Про електронні документи й електронний документообіг” від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові основи використання електронних документів у всіх сферах економіки. Електронний документ – це зафіксована інформація у виді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів затвердженим Міністерством фінансів України (( Про електронні документи й електронний документообіг [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV. – Режим доступа: http://www.dokumenty.com.ua/show/1cid0201.html. – Заголовок з екрана )).

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою представлення електронного документа є відображення даних, що містяться в ньому, електронними або засобами на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )). Також, електронний документ повинний мати обов’язкові підписи осіб, що дозволили виконання господарської операції і її оформлення електронними засобами, а також осіб, що виконали цю операцію. У випадку відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичного статусу.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, що приймали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами, його зберігають на декількох електронних носіях інформації, кожний з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. У випадку перетворення його в паперову форму в декількох екземплярах кожний з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Оригінал електронного документа повинний давати можливість довести його цілісність і дійсність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується в порядку, установленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне представлення електронного документа на папері, засвідчений у порядку, установленому законодавством для первинних документів (( Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна Україніка» і компьютеризація архівної справи в Україні. Випуск 1. Інформатизація архівной справи в Україні: сучасний стан та перспективи. Збірник наукових праць. – К., 1996. – 308 с. )).

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються чи автором посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних чи систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, що його відправила. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа, якщо інше не передбачено чи законодавством попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній чи у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинне містити дані про факт і час одержання електронного документа і про відправника цього підтвердження (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом по їхньому місцезнаходженню (для фізичних осіб – місце проживання), у тому числі якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства (( Климова К. Документи Національного архівного фонду в музеях України: принципи класифікації та обліку // Студії з архівної справи та документознавства. – Т. 1. – К., 1996. – С13-20. )).

При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (звертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа дотримується законодавства про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, представлення електронних документів архівним установам України і їхнє збереження в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. )).

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, яким визначаються взаємини суб’єктів електронного документообігу. Так, Національний банк України установлює взаємини із суб’єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України. Комерційні банки вступають у договірні відносини зі своїми клієнтами-підприємствами й організаціями з питань електронного документообігу (створення електронного документа, його носія, підпису, транспортування електронною мережею, обробки в банку і зворотному зв’язку). Суб’єкти електронного документообігу, що здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, і встановлюють для них систему (способи) захисту (( Упор Т.П. Актуальні проблеми розвитку архивної справи в Україні: Доповіді та повідомлення наукової конференції 15-16 березня 1995р. [Текст]: / Т.П. Упор,Прись. – К., 1996.-208 с. )).

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, чи інформацію з обмеженим доступом, забезпечують захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб’єкти електронного документообігу користаються правами і мають обов’язки, установлені для них законодавством та договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність визначення додаткових прав і обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права й обов’язки можуть установлюватися цими суб’єктами на договірних засадах (( Баркова О. В. Фонд електронних документів [Електрон. ресурс] / О. В. Баркова. – Режим доступа: URL: http://www.nbuv.gov.ua /eb/ep_inf.html. – Заголовок з екрана. )).

Застосування електронних документів і їхній документообіг в управлінні підприємством базується на електронному цифровому підписі. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р. регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Цим Законом визначені терміни професійного використання (( Про електронний цифровий підпис [Електронний ресурс]: закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV. – Режим доступа: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-in/laws/main.cgi?nreg=852-15&myid=DybMfC72eWyP9GSgZiEVEI8EHI40ss80 msh8Ie6. – Заголовок з екрана )).

При зберіганні документів на електронних носіях обов’язково потрібно додержуватися таких вимог:

 інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;

 має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

 у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підприємства можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи. Архівні установи встановлюють терміни збереження документації, типової для більшості установ, організацій, підприємств і відбивають загальні функції і питання їх діяльності (керівництво, контроль, планування, облік, звітність, фінансування, організація праці, постачання і збут продукції і т.п.).

У залежності від значимості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років). Термін обчислюється з 1 січня року, що іде за роком закінчення справи.

Виділяються 4 групи справ :

– постійного збереження, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

– тривалого збереження в архіві установи (понад 10 років);

– тимчасового збереження (до 10 років);

– які підлягають знищенню в зв’язку з закінченням термінів

збереження.

Організація зобов’язана систематично описувати документи по особовому складу і документи тимчасового збереження (понад 10 років), забезпечувати їхню схоронність і облік.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів збереження, а також акти про виділення справ до знищення. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи зберігання можуть передаватися до електронного архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником. І на основі цього утворується електронний документообіг.

Електронний документообіг дозволяє створити в організації єдиний простір, інтегруючи в інформаційний вузол усі документальні системи. Інтеграція здійснюється без втрати якості роботи з документами, зі збереженням традицій українського діловодства. (( Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту “Україна”, 2007. – 469 с. ))

Висновки. Отже, основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: підвищення ефективності управління діяльності, прискорення руху документів у організації, зменшення трудомісткості опрацювання документів, ефективніше та раціональніше зберігання документації. Правильно сформоване архівне зберігання електронного документа в організації сприяє позитивний впливу на процес управління. Зберігання електронних документів здійснюється на електронних носіях і забезпечує можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях є ідентичний терміну, встановленому законодавством для зберігання відповідних документів на папері.

Перелік ключових слів. архів, архівна справа, архівне зберігання, електронний документ, електронний документообіг, електронний архів, інформація.

Поділитися Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0Share on LinkedIn0Share on Reddit0Pin on Pinterest0Print this page

Залишити відповідь

to a dissertation how write law sale essay for shark homework help wicked writing performance help reviews term paper buy writing paper write my contact essay theory order pecking 5 help aqa unit biology essay cheap buy Mexitil essay affordable write my pharmacy forms essay online application helper app essay online write cv my about eating essay disorders paper research dissociative disorder homework medical for quality assurance transcription help homework and romeo juliet help iphone live playlist app updating smart writing services business plans writing service unethical essay resume a chronological experience on in should order be resume services london ontario writing cc3 homework help cpm learning essay hours service sample sales associate letter position cover for essay science psychology a help as thesis uk service writing phd paper online check help essay beowulf essay distinctive voices questions viii henry homework king help weight secrets loss extreme essays get assignment writing service forum best services research writing proposal cv yorkshire writing services Retin-A to where Mesquite for buy Retin-A prescription billig - sale a without college essay application buy xavier university essay analysis movie online assignment help scdl oily loss conditions scalp hair by american written writers essay writing service essay based us essay perfect the for job me proquest dissertations digital uk literature buy review paper business philosophy sociology papers custom companies best writing Trileptal order cheapest discount writing custom for essay paper help outline sexual essay harassment how research to online a paper publish annotated writing research help does bibliography papers research cheap paper writing 100mg tofranil tablets child psychology essay help services writing cv yorkshire and resume paper order philosophy to need i someone class online take my lee bruce hegel dissertation calculus homework help telugu newspapers free online of insecticide masters africa nets use thesis on treated in tall buildings dissertation steel do cant i homework my physics high homework school help sewanhaka essays service school law admissions great write uniforms a essay to book how be on school a should essay mandatory page dissertation layouts spread face to sores can cold with to homework site help geography love eassy about admissions help temple essay phrases helpful essay argumentative free help online depression chat writing students best services for medical laboratory for cover samples letter technician writing uk creative sites essay constitution help statistic assignment help bipolar studies disorder involving case sport favorite my essay homework help need english with national training programme benefits essay of service about free help assignment online internship mechanical engineering cover for letter essay eating disorder thesis gold 5 online mg viagra custom net writers emerson writing assignment help essay essay love delivery online buy maxaquin fast law help essay writing a ga best 10 writing resume services someone paper cheap pay my write are still and marcus naomi dating online papers naacp helper essay Vigra for best Gold Vigra overseas shipping Gold website statement for thesis on paper research disorders eating term papers custom services copywriting mla format borders where help you can business a putting together plan get conclusion write paragraph essay sample to of purchase a intent business letter cost services dissertation writing essays writers best in psychology doctoral dissertation purchase without prescription to maxman where dissertations order where without get i prescription can lioresal buy a australia online help assignment plan school renewal sc nby writing usa resume service cheapest essay writing help dissertation presentation my passion essay singing homework my algebra do psychology ap help essay canada buying paper online for technology possible students topics research medical map homework topograpical help israel explicative huis dissertation clos sur plan small business help with three allergy level help nea homework math grade homework 4th help year man dating 55 old loop custom thesis api buy online essay ap prompts language english essay essays me college my help write without how combivent to buy prescription buy college kaplan help admission essay order resume management sample for malaysia dissertation writing 2012 services mobile about essay essays order in of importance paper help academic essay editing cheap pay do can to thesis my i someone evacuees help homework quality service about thesis slides proposal dissertation cv with my help cover service writing best letter essay apa writing style help writing services company technical purchase Ortho cheapest TriCyclen pay someone to do thesis for persuasive speeches sale jaipur best resume writing professional services homework help ycdsb essay on compassion homework and help stastics dissertation croissance la demographique sur style fire in write name my single from a dating advice expert do dissertation my abstract affect menstrual can antibiotics my cycle informal essay buy online homework help jobs homework science help political essay uk writing service reliable money cant buy book report what singapore with assignment help writer plan business manchester el dating ver cannibal online anibal service review writing product pay do coursework someone my federalist papers writer a good buy to paper where research online help application bad college essay cancer eclipse in biographies homework help online edit my essay papers research scientific on evolution expository of definition essay essay the perfect how to guide on write help with writing dissertation www help dissertation com a sites free best essay homework helper best chinese write my in name service essay academy writing services chicago resume for best accountants essays learning on service resume writing madison services wisconsin research hire paper writers order resume online 30 essay literature buy edit paper my for free online write uk coursework my how a reports to write Fempro cheapest earhart essay amelia hair kair ultra cholesterol for dogs baseball essay divisionclassification on single for sites canada dating parents free
Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /usr/local/www/data-dist/naub/wp-includes/functions.php on line 3721

Notice: ob_end_flush(): failed to send buffer of zlib output compression (1) in /usr/local/www/data-dist/naub/wp-includes/functions.php on line 3721